Выдержка из книги
Андерсен В.N.
Базы данных microsoft access Проблемы и решения
Если ваш запрос отображает слишком мало записей, вы, должно быть, не включили в него необходимые поля или таблицы. Другой причиной этой проблемы может явиться то, что вы скрыли поля, сбросив флажок Show ( Вывод на экран) в сетке конструктора запроса. Скрытые столбцы могут еще больше осложнить ситуацию, если они не появляются там, где вы их оставили в сетке конструктора запроса. Когда вы сохраняете и закрываете запрос, Access, со своим маниакальным стремлением устранять беспорядок, перемещает скрытые столбцы, к которым вы добавили условие отбора или параметры сортировки в крайнюю правую часть сетки конструктора запроса, возможно, за пределы экрана и за пределы видимости. Если поле не имеет условия отбора или параметров сортировки, оно полностью удаляется из сетки конструктора, и когда вы вновь открываете запрос в режиме конструктора, поля там больше не будет.