Cтраница 3
Окно предварительного npci митра позволяет увидеть все элементы отчета в том виде, в котором они появятся на листе бумаги: реальное изображение шрифтов, данных, линий, рамок и т.п. Для переме-иичтч между страницами отчета воспользуйтесь кнопками навигационной панели в левом нижнем углу окна. Назначение кнопок одноименной панели инструментов Предварительный просмотр представлено в табл. I I. Оценив преимущества и недостатки нового отчета, вы можете либо перейти в режим конструктора отчетов, чтобы внести в него все необходимые изменения и дополнения, либо отправить отчет на печать. [31]
При создании отчета с выбором полей, но без вывода всех имеющихся в таблице или запросе данных, Access позволяет обратиться к Мастеру отчетов. Мастер отчетов помимо выбора полей группирует данные по какому-либо полю, устанавливает интервал группировки, порядок сортировки, диаграммы, макет отчета и его стиль. Для построения еще более сложных отчетов используется Конструктор отчетов. [32]
Причина этого - установленный при выборе макета будущего отчета флажок Настроить ширину полей для размещения на одной странице. Если флажок снят, на странице будет присутствовать столько полей, сколько можно разместить на ней, не изменяя их ширину. Остальные поля переносятся на следующую страницу. Все дальнейшие операции по усовершенствованию макета отчета выполняются в режиме конструктора отчетов. [33]
Ри создании отчетов мастер всегда готов прийти на помощь, но, к сожалению, его Х С возможности далеко не безграничны. Даже при работе с мастером необходимо знать, как группировать поля отчета для достижения оптимального результата. Кроме того, вам может потребоваться изменить организацию данных или модифицировать компоненты отчета, чтобы он отвечал новым требованиям. И вам придется не полагаться на чью-то помощь, а самостоятельно перейти в режим конструктора отчета и внести все необходимые измен ениявручную. [34]
Возможно, вы увидите другое сообщение, указывающее на то, что имеющиеся данные нарушают новую настройку. Если вы щелкните на No ( Нет), свойству Required ( Обязательное) будет возвращено значение No ( Нет); если вы щелкните на Cancel ( Отмена), вы остановите весь процесс проверки. Затем вы можете вернуться в режим конструктора отчета и безбоязненно ввести нужные вам выражения для вычисления. [35]
Сортировка по полю заметок также может вызвать проблемы. Остается загадкой, по какой причине у кого-то может возникнуть желание отсортировать записи на основе, как правило, неупорядоченного текста. Возможно поэтому фирма Microsoft не придала значения этому вопросу и в большинстве случаев не предоставила возможности для сортировки по полю заметок. Если вы установили для свойства Order By ( Порядок сортировки) формы имя поля заметок, оно будет проигнорировано. В режимах формы и таблицы данных кнопки сортировки будут недоступны, если вы щелкните на столбце или элементе управления для поля заметок. Кроме того, имя поля заметок не содержится в диалоговом окне Sorting And Grouping ( Сортировка и группировка) в конструкторе отчета. Хотя справочная система Access утверждает, что вы не можете выполнять сортировку по полю заметок, это утверждение допускает и исключения. [36]