Cтраница 2
Особенностью подсистемы является то, что итоговые данные по задачам учета должны систематически накапливаться для определения соответствующих результатов выдаваться в самых различных разрезах как в оперативные документы внутреннего потребления, так и в типовые, плановые и отчетные документы. Это требует выделения большого количества массивов, их объединения и разъединения, обмена массивов других подсистем. [16]
Утвержденные планы, отчеты, лимиты, титульные списки группируются вдела отдельно от проектов этих документов и расчетов по ним. Плановые, отчетные документы хранятся в делах того года, к которому относятся по содержанию, независимо от времени составления, например: отчет за 1996 г., составленный в 1997 г., должен быть подшит в дело 1996, а не 1997 г.; план на 1998 г., составленный в 1997 г., - вдело 1998 г. Перспективные планы относятся кначально-му году их действия, отчеты о выполнении перспективного плана - к последнему году действия плана. Коррективы к перспективному плану развития относятся к тому году, на который они составлены. Документы в отчетах необходимо располагать в систематическом порядке. [17]
Утвержденные планы, отчеты, лимиты, титульные списки группируются в дела отдельно от проектов этих документов и расчетов по ним. Плановые, отчетные документы хранятся в делах того года, к которому относятся по содержанию, независимо от времени составления, например: отчет за 1996 г., составленный в 1997 г., должен быть подшит в дело 1996, а не 1997 г.; план на 1998 г., составленный в 1997 г., - вдело 1998 г. Перспективные планы относятся к начальному году их действия, отчеты о выполнении перспективного плана - к последнему году действия плана. Коррективы к перспективному плану развития относятся к тому году, на который они составлены. Документы в отчетах необходимо располагать в систематическом порядке. [18]
Директивным плановым органам следует обобщить опыт министерств по применению отраслевых систем комплексного планирования развития науки и техники и разработать нормативные положения, регламентирующие порядок составления и формы комплексных планов развития науки и техники на всех уровнях управления. Необходимо также предусмотреть в плановых и отчетных документах использование одинаковых показателей производства и потребления новой техники, обеспечив учет ее применения не только в составе функциональных групп мероприятий, но и по видам машин. [19]
Директивным плановым органам следует обобщить опыт работы министерств по применению отраслевых систем комплексного планирования развития науки и техники и разработать нормативные положения, регламентирующие порядок составления и формы комплексных планов развития науки и техники на всех уровнях управления. Необходимо также предусмотреть в плановых и отчетных документах использование одинаковых показателей производства и потребления новой техники, обеспечив учет ее применения не только в составе функциональных групп мероприятий, но и по видам применяемых машин. [20]
Первыми помещаются дела, включающие организационно-распорядительные документы директивных и вышестоящих органов, затем - дела, содержащие организационную документацию, относящуюся к деятельности организации в целом ( устав, положения) или структурного подразделения, если составляется номенклатура дел структурного подразделения. За этой группой дел следуют дела с плановыми и отчетными документами ( годовыми, квартальными, месячными), перепиской и другими документами. [21]
Далее располагаются названия дел с распорядительными документами самого учреждения ( приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов), как правило, копии. За этой группой дел последовательно идут дела с плановыми и отчетными документами ( годовые, за ними квартальные и месячные) и переписка. [22]
Создание условий для интеграции внешнего ИЛО требует согласования методик его ведения в рамках подсистем и систем различного уровня. Так, информационное сопряжение уровня АСУ Госплана СССР и отраслей обеспечивается согласованием форм плановых и отчетных документов, методик их заполнения, инструкциями, определяющими порядок обмена данными. [23]
Полнота и степень детализации решения этих задач определяются индивидуальной рабочей программой применительно к особенностям конкретной базы практики и темы дипломного проекта. Руководитель дипломного проекта выдает студенту индивидуальный план-график прохождения преддипломной практики, в котором указывает порядок сбора исходных данных для дипломной работы, перечень работ и исследований, которые необходимо выполнить на базе практики. При сборе материалов для дипломного проекта основными источниками информации являются плановые и отчетные документы, нормативно-справочные материалы, результаты опроса сотрудников организации, должностные инструкции, положения о подразделениях организации, статистические данные, документы, используемые в системе управления организации, и ряд другой документации. [24]
Приложения группируются вместе с документами, к которым они относятся. Внутри дел документы должны располагаться с учетом вопросно-логического, хронологического, алфавитного признаков. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами вышестоящих органов, группируются вместе с этими документами. Приказы по основной деятельности формируются в дела раздельно от приказов по личному составу. Материалы коллегиальных органов группируются в два дела: протоколы и решения этих органов и отдельно материалы к заседаниям и обсуждениям. Плановые и отчетные документы группируются в дела того года, к которому они содержательно относятся. [25]