Cтраница 2
Нормативно-справочное хозяйство должно отражать действительное состояние дел на предприятии. Поэтому важное значение для правильной организации этого хозяйства имеет установленный порядок организации и ведения по-стояшшх перфокартотек Для этого все изменения, вносимые в установленном порядке на предприятии в техническую, плановую, производственную и другую документацию, должны регулярно поступать из соответствующих отделов в нормативно-справочное бюро. В НСБ все изменения должны систематизироваться и вноситься в производные документы, составляемые механизированным способом, и передаваться соответствующим цехам, отделам и службам предприятия. [16]
После этого документ может направляться в информационный центр. В случае документов, содержащих базовую информацию ( например, результаты первоначальных исследований), центр будет систематически собирать, отбирать и выбирать любую полезную информацию, которую они могут содержать, таким образом осуществляя первое беглое чтение больших объемов документов. Информационным центром могут публиковаться или предоставляться регулярно публикуемые или обновляемые производные документы, например периодические материалы или базы данных, содержащие резюме или обзоры. [17]
В начале указанный состав технологических документов ориентировался на применение национальных средств механизации, оргавтоматов OPTIMA-526 и OPTIMA-528 совместно с гектографами выборочной печати. Построение формы технологической карты имело блочный характер, что позволяло удачно формировать формы производных документов - материальной квитанции, сопроводительной карты заказа и рабочего наряда. [18]
Кроме этого, на каждом путевом листе должно быть проставлено 17 подписей самых различных лиц, прежде чем он попадает в бухгалтерию автобазы и на его основе будет произведен расчет соответствующих выплат. Даже если на получение каждой подписи и заполнение графы затратить в среднем по одной минуте, то оформление одного путевого листа ( не включая его обработку в бухгалтерии) занимает более часа, а в день таких листов в принципе может быть шестьсот. После проведения обследования и построения и анализа моделей выяснилось, что вся информация, за исключением контроля состояния водителя и частично самосвала ( техническая исправность, медицинский контроль), дублируется в различных первичных документах ( прежде всего в диспетчерской сводке, ведомостях на выдачу талонов и различных накладных на отпуск горючего, масел и т.п.), т.е. по своей сути путевой лист - производный документ. [19]
На ряде предприятий, особенно мелкосерийного производства, различных отраслей машиностроения принята система централизованной выписки первичной документации для производственных целей. Для того чтобы в каждом из этих документов не дублировать данных, указанных в технологических картах, и сократить, таким образом, объем работы по выписке нарядов, требований и другой первичной документации, на ряде предприятий за рубежом ( ГДР, ФРГ, ЧССР и др.) и на некоторых машиностроительных заводах нашей страны ( Таллинский машиностроительный завод и др.) применяют метод ее размножения с помощью специальных множительных машин. Основой для размножения первичной документации служат карты технологического процесса. Все производные документы, размножаемые с технологической карты на множительных машинах, должны быть согласованы с формой технологической карты в части расположения и размеров граф и формулировки их содержания. Таким образом, графы аналогичного содержания во всем комплекте форм, печатающихся на множительных машинах, имеют одинаковые размеры и месторасположение. [20]