Cтраница 1
Исполненный документ подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел. В поле Дело № при внесении записей об исполнении документа выбирается номер дела по номенклатуре, в которое подшит документ. Поле состоит из индекса структурного подразделения и номера дела в структурном подразделении. [1]
Исполненные документы передаются для подшивки в дело в структурные подразделения, которые производят формирование дел. [2]
Исполненные документы должны помещаться в дела в тот же день к концу рабочего дня. [3]
Исполненные документы распределяются и раскладываются по делам. [4]
Исполненные документы и копии писем-ответов должны подшиваться в дела не позднее следующего дня после исполнения или отправки ответа. [5]
Группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел называется формированием дел. [6]
Хранение исполненных документов осуществляется в специальных различных папках. [7]
Хранение исполненных документов и законченных дел в столах сотрудников запрещается. В качестве исключения в рабочих столах, при наличии запирающихся ящиков, допускают хранение только документов, находящихся в процессе исполнения. [8]
Хранение исполненных документов текущего года осуществляется в специальных папках-регистраторах. Папки типа скоросшиватель здесь непригодны, поскольку в них документы располагаются в обратной хронологической последовательности. Пригодны для длительного хранения папки с мягкой ( шнурками) системой крепления документов. Это позволяет группировать документы в прямой хронологической последовательности. [9]
Оставшиеся конфиденциальными исполненные документы, сохраняющие ценность для деятельности фирмы, формируются вдела в соответствии с номенклатурой дел. Период нахождения конфиденциальных документов в делах может быть кратковременным или долговременным в зависимости от ценности информации, содержащейся в документах дела. Период конфиденциальности документов определяется по указанному выше перечню конфиденциальных сведений и зависит от специфики деятельности фирмы. [10]
До передачи исполненных документов в архив организации, они могут находиться в структурных подразделениях на исполнении и в канцелярии ( у секретаря-референта) на хранении. [11]
На каждом исполненном документе он делает отметку об исполнении и указывает, в какое дело помещен документ. Если из документа не видно, в чем заключалось его исполнение, или к нему не приложены отпуски исходящих документов, на нем делают отметку о том, когда и как документ исполнен, с указанием даты и подписи исполнителя. Крайне желательно, чтобы при этом указывался и индекс дела, в котором хранят исполненные документы. [12]
Контрольные карты на исполненные документы целесообразно перемещать в картотеку исполненных документов и систематизировать их по исполнителям или по вопросам. [13]
На первом листе исполненного документа в левом нижнем углу исполнитель делает отметку В дело и о том, когда и как решен вопрос, заверяет подписью, ставит дату и подшивает в соответствующее дело. [14]
Реквизит проставляется на исполненных документах, подлежащих подшивке в дело для последующего хранения и использования в справочных целях. [15]