Cтраница 2
Предварительным извещением, ко-юрое выпускают при необходимости предварительной проверки изменения в произвольна, подготовки производства и в других случаях. Предварительное извещение является документом временным и действует не более трех месяцев. Оно должно быть погашено Извещением. После подписи Извещения должностными лицами оно поступает в ОТД, который вносит изменения в подлинник документа, печатаем копии Извещения и измененного документа и рассылает их абонентам, имеющим документ, подлежащий изменению. [16]
При позаказном методе обязательна система открытия производственных заказов. Обычно на основе утвержденного плана производства планово-производственная служба предприятия заполняет бланк заказа ( открывает заказ), являющийся, по существу, распоряжением на изготовление изделия. Принятые к исполнению заказы регистрируют и им присваивают очередные с начала года номера, которые и становятся их кодами до окончания исполнения. После открытия заказа на изделие или работу вся первичная технологическая и учетная документация составляется с обязательным указанием кода заказа. Копию извещения об открытии заказа направляют в бухгалтерию. На основании этой копии составляют карточки аналитического учета ( соответствующие машинограммы) на данный заказ. По изготовлении изделия или выполнении работы заказ закрывают. [17]
Дубликаты изготовляет предприятие-держатель подлинников документов. По его разрешению допускается изготовление дубликатов предприятием-дублером или заказчиком, но только с учтенных копий. Дубликаты на других предприятиях действуют на правах подлинников только для снятия с них копий. Предприятие-держатель подлинников учитывает все дубликаты. В случае изменения подлинника предприятие-держатель подлинника должно выслать предприятию-держателю дубликата новый дубликат вместе с копией извещения об изменении подлинника. Не допускается изменять и восстанавливать дубликаты. [18]
Дубликаты изготовляет предприятие-держатель подлинников документов. По его разрешению допускается изготовление дубликатов предприятием-дублером или заказчиком, но только с учтенных. Дубликаты на других предприятиях действуют на правах подлинников только для снятия с них копий. Предприятие-держатель подлинников учитывает все дубликаты. В случае изменения подлинника предприятие-держатель подлинника должно выслать предприятию-держателю дубликата новый дубликат вместе с копией извещения об изменении подлинника. Не допускается изменять и восстанавливать дубликаты. [19]