Cтраница 2
Все исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. [16]
Если исходящий документ является ответом на ранее поступивший документ, то в регистрационно-контрольной карточке на этот документ делается соответствующая запись, в которой содержатся номер, дата исходящего документа в фамилия подписавшего его лица. На инициативный исходящий документ составляется регистрационно-контрольная карточка в количестве экземпляров, предусмотренном действующей в данной организации инструкцией по делопроизводству. На базе этих карточек составляется и ведется учетно-конт-рольная картотека. [17]
Проект исходящего документа составляет исполнитель, правильность его оформления проверяет секретарь. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Такое согласование оформляется визой. Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись руководителю. Вместе с ним могут быть представлены и другие документы, на основании которых был составлен проект исходящего документа. [18]
Отправка исходящих документов происходит в тот же день. Второй экземпляр отправленного письма или единственный экземпляр факса ( телефонограммы) подшивается в дело с перепиской. [19]
Копии исходящих документов после подшивки в дела проходят те же стадии обработки, что и внутренние документы. [20]
Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. [21]
Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется секретарем-референтом фирмы. [22]
Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность оформления проверяется секретарем. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах. [23]
Копия исходящего документа ( отпуск) содержит визы лиц, составивших документ, и визы лиц, с которыми документ согласовывался. В него вносятся все исправления, сделанные при подписании подлинника. Текст бланка в отпуске не воспроизводится, а на его месте проставляются дата подписания и регистрационный индекс. [24]
Индекс исходящего документа - номер письма, его условное обозначение, обычно состоит из нескольких частей. Первая часть индекса может печататься на бланке типографским способом, последняя часть - порядковый номер может впечатываться на машинке или вписываться от руки. [25]
Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. [26]
На исходящих документах виза ставится на втором экземпляре, остающемся в фирме. На внутренних документах фирмы ( приказах, распоряжениях) виза может проставляться на первом экземпляре. [27]
На исходящих документах ( письмах, справках, заключениях) ставится отметка об исполнителе документа ( реквизит 28): его фамилия, номер служебного телефона, которые проставляются на лицевой стороне последнего листа документа в нижнем левом углу. [28]
Подготовленный проект исходящего документа, вместе с другими документами, на основании которых он был составлен ( инициативные письма, рекламации, контракты, акты, нормативные документы), предоставляется на подпись руководителю предприятия. [29]
Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю организации. [30]