Cтраница 1
Контрольный массив организуется таким образом, чтобы независимо от того, является ли документ внутренним, входящим или исходящим, документы могли классифицироваться по срокам исполнения по дням текущего месяца, а также на более длительные сроки исполнения. [1]
Для поддержания УСД в актуальном состоянии предусматривается внесение изменений и дополнений в контрольный массив унифицированных форм документов по мере необходимости. [2]
В процессе создания учетной информации в АРМ бухгалтера необходимо выделить такие этапы: а) формирование на ППЭВМ информационных и контрольных массивов; б) составление первичного документа начального момента учетного процесса, который должен обеспечить выявление и фиксацию всех сведений о хозяйственных операциях; в), прием, регистрация и контроль первичных документов в бумажных или магнитных носителях; г) создание машинных носителей учетной информации; д) выдача требуемой информации в виде машинограмм-ведомостей; е) оперативный анализ полученной информации для принятия решений. [3]
Данные сообщений, не содержащие ошибок при внутридоку-ментальном контроле, проверяются программой междокументального контроля, который выполняется с помощью заранее подготовленных контрольных массивов. Сведения об обнаруженных ошибках и отклонениях от заданных условий также выдаются на печать и регистрируются в журнале учета ошибок. Если информация сообщения не содержит ошибок, то данные записываются на внешний накопитель, предназначенный для хранения верной информации; запись производится в соответствии с принятой для данной формы отчетности структурой регистра. Возможна также запись сообщения в документальной форме, но для идентификации его данных на внешнем накопителе должно содержаться формализованное описание формы документа в системных шифрах. [4]
В течение срока исполнения документа профессионально организованная служба контроля осуществляет регулярные проверки хода исполнения, результаты которой, как правило, также фиксируются в контрольном массиве. [5]
Согласно ГСДОУ снять документы с контроля может лишь должностное лицо, установившее контроль, либо ответственный исполнитель после фактического выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным лицам и организациям или другого документированного подтверждения исполнения. На самом документе в правом нижнем углу может проставляться отметка о снятии с контроля, подписанная лицом, подтверждающим исполнение; но возможна простановка отметки о снятии документа с контроля только в самом контрольном массиве. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения. [6]
Сроки представления отчетности для предприятий и организаций определяются табелем отчетности, а для статистических органов, если они являются источником исходной информации - планом статистических работ. Следовательно, на основании плана статистических работ и установленного круга источников информации для каждого ВЦ могут планироваться объем и направление информационных потоков с заранее известной структурой сообщений, определяемой формализованным описанием форм. Это дает возможность системе сбора и первичной обработки подготовиться к приему сообщений, сформировать необходимые информационно-справочные и контрольные массивы, а также пакет прикладных программ для машинной реализации ввода данных, регистрации поступления сообщений в систему обработки и контроля поступивших данных. [7]
При этом могут возникнуть опасения, что разработчики будут менее ответственно относиться к отработке программного обеспечения на предыдущих этапах, зная, что работа программного обеспечения на реальной информации является этапом разработки. Однако это опасение легко может быть снято соблюдением условия, что программное обеспечение, принимаемое к работе в реальных условиях, должно быть предварительно проверено на контрольных массивах данных и должно показать при этом свою полную работоспособность на этих данных. [8]
Одним из сложных вопросов создания специального программного обеспечения ИВС является его комплексная отладка и подготовка к вводу в эксплуатацию. Трудности этого этапа для большинства задач ИВС связаны со сложностью структуры и большими объемами информационных массивов, которые либо обрабатываются, либо используются при решении задач. При данной ситуации возникает конфликт между разработчиками программного обеспечения и сотрудниками, его эксплуатирующими, который в определенной мере трудноразрешим. Объясняется это тем, что крайне трудно создать контрольный массив данных, равноценный по объему, структуре и многообразию значений данных массиву реальных данных. Любая тщательная отладка программного обеспечения на контрольном массиве данных, являющимся сокращенным, упрощенным по отношению к массиву реальных данных, не гарантирует полной готовности программного обеспечения для работы в реальных условиях. При этом возникают сложные ситуации как для разработчика программного обеспечения, так и его заказчика. [9]
Одним из сложных вопросов создания специального программного обеспечения ИВС является его комплексная отладка и подготовка к вводу в эксплуатацию. Трудности этого этапа для большинства задач ИВС связаны со сложностью структуры и большими объемами информационных массивов, которые либо обрабатываются, либо используются при решении задач. При данной ситуации возникает конфликт между разработчиками программного обеспечения и сотрудниками, его эксплуатирующими, который в определенной мере трудноразрешим. Объясняется это тем, что крайне трудно создать контрольный массив данных, равноценный по объему, структуре и многообразию значений данных массиву реальных данных. Любая тщательная отладка программного обеспечения на контрольном массиве данных, являющимся сокращенным, упрощенным по отношению к массиву реальных данных, не гарантирует полной готовности программного обеспечения для работы в реальных условиях. При этом возникают сложные ситуации как для разработчика программного обеспечения, так и его заказчика. [10]