Cтраница 1
Механизация делопроизводственных процессов заклю чается в применении технических средств для выполнения операций по документированию и обработке документов. [1]
Механизация делопроизводственных процессов, способствуя четкой обработке первичной документации, является одним из условий внедрения АСУ. [2]
Для механизации делопроизводственных процессов используют машины, аппараты и устройства, классифицированные по их назначению и функциям. Общесоюзный классификатор промышленной продукции делит их на следующие группы: средства составления текстовых документов; средства копирования и оперативного размножения документов; средства обработки документов; средства поиска, хранения и транспортирования документов; мебель и оборудование, специализированные для служебных помещений; средства сигнализации и информации. [3]
В - чем заключаются принципы механизации делопроизводственных процессов. [4]
Самостоятельные разделы ЕГСД посвящены организации труда работников делопроизводства и механизации делопроизводственных процессов. [5]
Изложены история развития делопроизводства и секретарской службы, основы организации труда и рабочего места секретаря, механизация делопроизводственных процессов. Рассмотрены вопросы работы секретаря с различными служебными документами, их составлением и оформлением, вопросы бездокументного обслуживания: деловые контакты, ведение телефонных переговоров, организация приема посетителей и др. Освещены основные направления со вершенствовашш советского делопроизводства. [6]
Учет объема документооборота осуществляется с целью получения данных для расчета штатной численности делопроизводственного персонала, выбора технических средств при механизации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работы с документами, деятельности учреждения в целом. [7]
ЕГСД предусматривает следующие основные направления совершенствования делопроизводства: установление рациональной организации, использование прогрессивных форм и методов работы с документами, унификация и стандартизация документов, механизация делопроизводственных процессов. [8]
В канцелярии учреждения периодически ( обычно ежемесячно) составляют сводку об объеме документооборота. Учет объема документооборота осуществляется с целью получения данных для расчета штатной численности делопроизводственного персонала, выбора технических средств при механизации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работы с документами. [9]
В ЕГСД были сформулированы общие правила документирования управленческой деятельности, приведены принципы унификации документации, даны рекомендации по структуре делопроизводственных служб, определены их функции, изложены основы контроля исполнения документов, механизации делопроизводственных процессов. [10]
С учетом основных направлений совершенствования делопроизводства, на основе выявленных в ходе обследования организации недостатков формулируются цели, задачи и основные направления рационального построения документационного обеспечения управления. Как правило, предполагаемая работа включает унификацию документов учреждения; рациональную организацию технологического процесса обработки документной информации; систему построения учет-но-справочного аппарата по документам; совершенствование контроля исполнения документов; систематизацию и хранение документов; организацию делопроизводственной службы; механизацию делопроизводственных процессов. В соответствии с этим составляется рабочий план, определяющий конкретные виды работ по рационализации системы документационного обеспечения, назначаются исполнители и сроки исполнения. [11]