Cтраница 2
В некрупных предпринимательских фирмах, имеющих небольшой объем конфиденциальных документов, как правило, кратковременного периода ограничения доступа, учет этих документов может осуществляться в соответствии с правилами и в учетных формах открытого делопроизводства. Однако в этом случае конфиденциальные документы дополнительно вносятся в инвентарную опись с валовой нумерацией документов. Этим обеспечивается целенаправленное наблюдение за их сохранностью, движением и наличием, а также своевременным снятием Грифа конфиденциальности. Перемещаются и хранятся эти документы отдельно от документов всего потока. [16]
В некрупных предпринимательских фирмах, имеющих небольшой объем конфиденциальных документов, как правило, кратковремен ного периода ограничения доступа, учет этих документов может осуществляться в соответствии с правилами и в учетных формах открытого делопроизводства. Однако в этом случае конфиденциальные документы дополнительно вносятся в инвентарную опись с валовой нумерацией документов. Этим обеспечивается целенаправленное наблюдение за их сохранностью, движением и наличием, а также своевременным снятием Грифа конфиденциальности. Перемещаются и хранятся эти документы отдельно от документов всего потока. [17]
Документу может быть назначен нумератор из числа уже существующих в конфигурации. В этом случае прочие элементы группы Номер, за исключением признака Автоматическая нумерация, станут недоступны, то есть правила нумерации документов данного вида будут полностью определяться назначенным нумератором. [18]
Документы и отчеты имеют различное оформление: от первичных документов ( счета-фактуры, приходные и расходные ордера) до бухгалтерских отчетов и регистров. Обеспечивается прямое, полное и не допускающее подделки оформление документов. Осуществляется нумерация документов, составляются специальные реестры, обеспечивается хране ние накладных в сейфах, непосредственное документирование и заполнение реквизитов, что особенно важно при продаже продукции за наличные деньги. Применяются специальные сигнальные полосы и отметки о вознаграждении покупателей. [19]
Документы и отчеты имеют различное оформление: от ключевых документов, таких, как счета-фактуры, приходные и расходные ордера, до бухгалтерских отчетов и регистров. Прямое, полное и не допускающее подделки оформление документов - вот главная цель. Необходимо поощрять нумерацию документов, составление специальных регистров, хранение накладных в сейфах. Непосредственное документирование и заполнение регистров, что особенно важно при пропаже ценностей за наличные деньги. Здесь рекомендуются сигнальные полосы, отметки о вознаграждении покупателей и тд. [20]