Cтраница 4
Дела временного ( до 10 лет) хранения хранятся, как правило, в местах их формирования и по истечении срока хранения подлежат уничтожению. Их разрешается хранить в скоросшивателях без прошивки и нумерации листов, в прямой или обратной хронологической последовательности. [46]
Существуют серьезные возражения против использования обеих сторон документа. Так, в частности, возникает проблема согласования нумерации листов, заполняемых с лицевой и оборотной сторон. [47]
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление листа - заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов, оформление реквизитов обложки дела. Дела временного ( до 10 лет включительно) хранения не подшиваются, листы в них не нумеруются, документы в них хранятся в скоросшивателях. [48]
Научно-техническая обработка документации в архивах научно-исследовательских институтов, как правило, не проводится. Отчеты по темам, доклады, сообщения, статьи, диссертации и другие материалы сдаются в архив оформленными: они должны иметь обложки с заголовками, титульные листы, оглавление разделов, нумерацию листов, заверительную надпись. Технический архив при приеме научно-исследовательской документации проверяет правильность ее оформления. [49]
Гриф конфиденциальности, как уже говорилось, указывается в верхнем правом углу обложки дела. Внутренняя опись обязательна для всех дел, содержащих конфиденциальные документы, выполняет функцию учета документов, включенных в дело, и содержит следующие графы: учетный номер документа, гриф конфиденциальности, дата подписания или утверждения, вид, краткое содержание, номера листов дела, соответствующих расположению документа в деле. Опись подшивается в начале дела, перед документами и имеет самостоятельную нумерацию листов. По описи проверяются сохранность документов и их комплектность. [50]
Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению за-верительной надписи. [51]