Cтраница 3
Опись, п научно-справочный аппарат к ней нумеруется в валовом порядке. [31]
Описи в четырех экземплярах, акты о выделении к уничтожению в двух экземплярах и заключение куратора архива о качестве научно-технической обработки документов представляются организацией-сдатчиком на рассмотрение ЭПК учреждения государственной архивной службы СССР. Не допускается представление на ЭПК актов о выделении НТД за определенный период к уничтожению, если описи документов этого периода не утверждены. Один экземпляр утвержденной описи и согласованные акты возвращаются в организацию с выпиской из протокола заседания ЭПК. Три экземпляра утвержденной описи и один экземпляр утвержденного в организации акта о выделении НТД к уничтожению остаются в архиве. [32]
Описи утверждаются ЭПК не позже, чем через 5 лет после завершения дел в делопроизводстве. [33]
Описи подписывают председатель и член комиссии. В дальнейшем их используют для исчисления разниц в натуре и стоимостном выражении. Как и при обычной периодической инвентаризации, материально ответственное лицо дает расписку в том, что проверка наличия ценностей была проведена в его присутствии, и проверены все ценности. Расписка дается на самом бланке инвентаризационной описи. [34]
Опись подписывается комиссией, материально ответственными лицами и передается в бухгалтерию. [35]
Описи составляются отдельно по каждому обособленному структурному подразделению ( цех, участок, отделение) с указанием наименования заделов, стадии или степени их готовности, количества или объема, а по строительно-монтажным работам - с указанием объема работ: по незаконченным объектам, их очередям, пусковым комплексам, конструктивным элементам и видам работ, расчеты по которым осуществляются после полного их окончания. [36]
Описи составляют отдельно на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и находящиеся на складах других организаций. [37]
Опись составляется во всех случаях, если после смерти родителей ( усыновителей) к несовершеннолетнему должно перейти по наследству имущество, независимо от того, будет ли он помещен в детский дом, школу-интернат, другое воспитательное, лечебное учреждение или над ним назначается опека, попечительство в лице родственника или постороннего лица. [38]
Описи составляют раздельно на дела постоянного, долговременного хранения и на дела по личному составу. Описи могут составляться как на дела учреждения в целом, так и по каждому структурному подразделению в отдельности. Описи на дела постоянного хранения составляют в четырех экземплярах, два из которых направляются в архивные органы. После утверждения один экземпляр описи возвращается в учреждение и хранится постоянно в качестве учетного и справочного документа. [39]
Описи на дела временного хранения составляют в двух экземплярах, оформляют аналогично описи на дела постоянного хранения и в архивное учреждение не направляют. [40]
Опись ведется с единой валовой нумерацией дел в течение нескольких лет и заканчивается по согласованию с соответствующим архивным учреждением. [41]
Опись, таким образом, служит основным учетным и справочным пособием в делопроизводстве и архиве. Перед внесением полностью оформленных дел в опись их систематизируют, т.е. располагают в порядке значимости содержащихся в них документов. На дела постоянного хранения и дела со сроком хранения свыше 10 лет описи составляют раздельно и систематизация дел ведется по каждой указанной группе раздельно. [42]
Опись дел бухгалтерии подписывается составителем с указанием должности, согласовывается с руководителем делопроизводственной службы учреждения и утверждается главным бухгалтером. Если бухгалтерия - крупное подразделение и в ней есть экспертная комиссия ( ЭК), то опись до ее утверждения руководством рассматривается и одобряется ЭК. Опись дел бухгалтерии составляется в 2 - х ( при наличии ЭК в 3 - х) экземплярах. Один экземпляр остается в делах бухгалтерии. [43]
Описи составляют раздельно на дела постоянного, долговременного хранения и на дела по личному составу. Описи могут составляться как на дела учреждения в целом, так и по каждому структурному подразделению в отдельности. Описи на дела постоянного хранения составляют в четырех экземплярах, два из которых направляются на утверждение в архивные органы. После утверждения один экземпляр описи возвращается в учреждение и хранится постоянно в качестве учетного и справочного документа. [44]
Опись с распиской А. И. Шерера хранится в Архиве АН СССР. [45]