Cтраница 1
Подготовка проекта документа начиналась в одном из столов, затем он последовательно передавался в отделение, департамент, министру, подвергаясь на каждом этапе корректировке. В этом состоит одно из основных отличий министерского делопроизводства от коллежского. [1]
Сроки консультирования и подготовки проектов документов: Начало выполнения работ определяется вступлением в силу Настоящего Договора. [2]
Внутренние документы проходят следующие стадии: подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, исполнение. Поэтому маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих документов. [3]
Внутренние документы проходят следующие стадии: подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, передача адресату. Поэтому маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих документов. [4]
Однако в условиях перестройки контроль качества подготовки проектов документов, ориентированный только на выявление ошибок и промахов, очень легко приводит к сведению счетов с неугодными людьми. [5]
Таким образом, подготовка исходящих документов складывается из подготовки проекта документа, его согласования, визирования, перепечатки, подписания, регистрации и отправки. На движение исходящих документов прежде всего оказывает влияние количество подразделений, участвующих в составлении документа, количество операций по согласованию я визированию. Кроме того, чем выше уровень подписания документа, тем больше инстанций он проходит. [6]
Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание ( утверждение) генеральным директором Общества, подготовку к пересылке адресату. [7]
Такое оформление облегчает работу с документом специалистам аппарата управления при подготовке проекта документа, делопроизводственной службе - при контроле качества подготовки документа и его оформления, руководителю - при подписании документа. [8]
Для оптимизации и сокращения документопотоков целесообразна разработка технологических инструкций ( схем), в которых в наглядной графической форме определена последовательность подготовки проектов наиболее распространенных документов, их согласования, подписания и утверждения. На схемах могут указываться альтернативные решения, местонахождение конкретных должностных лиц и даже часы приема поданному вопросу. [9]
Для оптимизации и сокращения документопотоков целесообразна разработка технологических инструкций ( схем), в которых в наглядной графической форме определена последовательность подготовки проектов наиболее распространенных документов, их согласования, подписания и утверждения. На схемах могут указываться альтернативные решения, местонахождение конкретных должностных лиц и. [10]
Ведение технологического процесса документационного обеспечения в учреждении возлагается на канцелярию - которая обязана: обеспечить четкую организацию делопроизводства в соответствии с ЕГСДОУ и действующими нормативами; осуществлять действенный контроль за сроками исполнения документов, их качественной подготовкой и оформлением; обеспечивать своевременное рассмотрение документов, представляемых руководству; проверять качество подготовки и оформления документов, представляемых на подпись руководству; обеспечивать оформление, выпуск и рассылку нормативно-распорядительных документов; организовывать документационное обслуживание деятельности коллегий, постановку делопроизводства в подразделениях учреждения; запрашивать у руководителей структурных подразделений сведения о делопроизводственной работе; привлекать специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов для руководства; возвращать исполнителям документы, составленные и оформленные с отступлениями от требований документных нормативов. [11]
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года. [12]
Реквизиты 11, 13, 14, в, 17, 18, 20, 25, 26, 27, 28, 29 предназначены для поиска документа и фиксации его прохождения через управленческий аппарат. Отметки на документах проставляются в процессе работы с ними в делопроизводственной службе или исполнителем при подготовке проекта документа. Этими отметками фиксируют дату получения, исполнения, фамилии исполнителей, постановку документа на контроль и др. Соблюдение требований ГОСТ Р 6.30 - 97 обеспечивает рациональное размещение служебных отметок, используемых для фиксации на документе делопроизводственных операций, выполняемых при регистрации документа, контроле за его исполнением, снятии с контроля, дальнейшем хранении. [13]