Cтраница 3
Работы по унификации Документов включают: установление номенклатуры действующих форм; построение единой модели документов для групп однородных задач с использованием, как правило, формуляра-образца; разработку структур документов; создание общих синтаксических правил построения документа; определение методов контроля информации документа. [31]
Выходные документы представляются в виде таблиц. Табличное построение документов обеспечивает наглядность, облегчает чтение традиционным способом, удобно для операторов при переносе данных на машинные носители и при автоматическом считывании. Следует отметить, что техническое состояние СИ зависит не только от состояния оперативного метрологического контроля, но и от условий содержания СИ в эксплуатации. [32]
Унификация форм документов осуществляется на основе единой графической модели их построения - формуляра-образца. Графическая модель построения документов определенного множества устанавливает форматы, расположение частей документов, последовательность и состав реквизитов. Закрепление реквизитов в указанном месте достигается в результате использования конструкционной сетки, состоящей из вертикальных и горизонтальных линий, нанесенных на рабочее поле документа. Конструкционная сетка позволяет определять по координатам угловых точек места размещения каждого-реквизита на форме и описывать документ в формализованном виде. Метод формуляра-образца получил широкое распространение первоначально при унификации внешнеторговой документации и документации первичного учета. [33]
Ошибки, допущенные в описаниях, выявляются средствами пакета. В этом случае построение документа не производится, выдаются диагностические сообщения. [34]
Для выполнения расчетов применяется математическая модель - система уравнений. При постановке задачи на разработку общей модели построения документов отрасли отмечалось, что отраслевое министерство может иметь в составе своей документации совокупность различных типовых форм документов, соответствующих различным функциям его деятельности. Каждая из этих типовых форм должна содержать реквизиты и показатели, необходимые для решения задач министерства. Реквизиты должны быть расположены в соответствии со стандартами на формуляры-образцы. Кроме того должны быть учтены особенности построения форм документов отрасли, которые не противоречат требованиям стандартов. В связи с этим необходимо проанализировать формы применяемых документов и действующие стандарты на формуляры-образцы. [35]
Существующие в настоящее время системы подготовки текстовых документов значительно отличаются друг от друга характеристиками, возможностями по вводу и редактированию текста, его форматированию и выводу на печать, а также по степени сложности освоения пользователем. При этом все текстовые процессоры используют различные метафоры для построения документов и различные способы представления документа для обозрения во время работы над ним. В WordPerfect, текстовом процессоре с наиболее длинной историей, до сих пор заметны черты, отражающие его первоначальную цель, - сделать пользование классическими компьютерами 1980 - х гг. столь же простым, как и пользование пишущей машинкой. Сложные документы в среде WordPerfect представлены в виде простых файлов с разметкой. [36]
Унификация и стандартизация организационно-распорядительных документов направлены прежде всего на обеспечение сокращения видов документов, единообразного размещения показателей на бланках документа, сокращения форматов документов, а также обеспечение сопоставимости информации во взаимосвязанных документах и применения трафаретных текстов. При проведении этих работ предусматривается регламентация общих принципов, создание необходимых моделей построения документов при оформлении одинаковых управленческих операций и решения однотипных повторяющихся задач управления. [37]
Базовая организация уделяет больше внимание вопросам экспертизы проектов КС УКП при проведении их регистрации. В этом мы видим методическую помощь предприятиям в оформлении, изложении и построении документов КС УКП. Нами по результатам экспертизы оформляются отдельным документом Замечания, в которых указываются отступления от требований регламентирующей нормативно-технической документации и даются рекомендации по их устранению. [38]
Излагаются научные основы совершенствования форм и правил оформления управленческих документов применительно к требованиям организационной и вычислительной техники, используемой в АСУ. Разработаны методы совместной оптимизации характеристик документов и параметров технических средств, а также оптимизации форм построения документов. [39]
Обеспечивает подготовку планов проектирования и внедрения АСУП и контроль за их выполнением, постановку задач, их алгоритмизацию, увязку организационного и технического обеспечения всех подсистем АСУП, создание и внедрение типовых блоков. Организует работу по совершенствованию документооборота на предприятии ( определение входных и выходных документов, порядка их ввода и вывода, приема и переформирования, передачи по каналам связи, оптимизации документов, рационализации содержания и построения документов, удовлетворяющих требованиям АСУ П и удобствам для работы соответствующих исполнителей), проектированию технологических схем обработки информации по всем задачам АСУП и технологических процессов обработки информации на ЭВМ. Осуществляет руководство разработкой инструкций, методических и нормативных материалов, связанных с информационным обеспечением АСУП ( кодирование сырья, материалов, готовых изделий, деталей, сборочных единиц-подготовка необходимых справочников, дешифраторов и тл. Проводит работутю установке, отладке, опытной проверке и вводу в эксплуатацию комплекса технических средств АСУП. Обеспечивает бесперебойное функционирование системы и принимает оперативные меры по устранению возникающих в процессе работы нарушений. Организует контроль за своевременностью поступления первичных документов, предусмотренных системой, правильностью их оформления; передачей в соответствующие подразделения обработанной на ЭВМ информации. Анализирует отказ системы, разрабатывает мероприятия по повышению качества и надежности АСУП, расширению сферы ее применения, модернизации применяемых технических средств, а также по совершенствованию организации и методов подготовки задач по алгоритмизаций с целью сокращения сроков и стоимости проектирования АСУП. Оказывает методическую помощь подразделениям предприятия в подготовке исходных данных для АСУП, расшифровке информации, полученной с ЭВМ, по механизации и автоматизации процессов управления производством. [40]
Организует работу по совершенствованию документооборота на предприятии ( определение входных и выходных документов, порядка их ввода и вывода, приема и переформирования, передачи по каналам связи, оптимизации документов, рационализации содержания и построения документов, удовлетворяющих требованиям АСУП и удобствам для работы соответствующих исполнителей), проектированию технологических схем обработки информации по всем задачам АСУП и технологических процессов обработки информации при помощи средств вычислительной техники. Осуществляет руководство разработкой инструкций, методических и нормативных материалов, связанных с информационным обеспечением АСУП ( кодирование сырья, материалов, готовых изделий, деталей, сборочных единиц, подготовка необходимых справочников, дешифраторов и т.п.), организацией подсистемы нормативно-справочной информации, обеспечением правильности переноса исходных данных на машинные носители. Проводит работу по установке, отладке, опытной проверке и вводу в эксплуатацию комплекса технических средств АСУП. Обеспечивает бесперебойное функционирование системы и принимает оперативные меры по устранению возникающих в процессе работы нарушений. Организует контроль за своевременностью поступления первичных документов, предусмотренных системой, правильностью их оформления, передачей в соответствующие подразделения обработанной при помощи средств вычислительной техники информации. Анализирует случаи отказа системы, разрабатывает мероприятия по повышению качества и надежности АСУП, расширению сферы ее применения, модернизации применяемых технических средств, а также по совершенствованию организации и методов подготовки задач по алгоритмизации с целью сокращения сроков и стоимости проектирования АСУП. Оказывает методическую помощь подразделениям предприятия в подготовке исходных данных для АСУП, по автоматизации и механизации процессов управления производством. [41]
Графические модели построения документов, применяемых в отраслях, промышленное. Первый опыт унификации документов отрасли на основе изложенного выше подхода был проведен в Министерстве химического и нефтяного машиностроения, где С.А. Вяльсовой и другими специалистами ЦПКТБ НОТ был разработан руководящий технический материал ( РТМ), содержащий требования к отраслевой модели построения документов, используемых в АСУ. [42]
Форма документа должна включать не более одной таблицы; исключения допускаются лишь тогда, когда основная таблица содержит вспомогательную или справочную информацию, которая может вводится дополнительно в виде таблицы. Требования к таблицам на нормативно-техническую и конструкторскую документацию изложены в государственных стандартах, которые распространяются на отчетно-статистическую и на организационно-распорядительную системы документации. Табличное построение документов обеспечивает наглядность, облегчает чтение традиционным способом, удобно для операторов при переносе содержащихся в них данных на машинные носители и удобно при автоматическом считывании. Большинство требований государственных стандартов по построению таблиц целесообразно для всех управленческих документов, но отдельные из них, установленные более 10 лет назад, не учли особенностей массовой обработки таких документов в АСУ. К ним относится, например, запрещение выделения в отдельную графу единиц измерения и номеров строк. Единицы измерения и номера строк часто вводят для обработки в ЭВМ, и поэтому их размещение среди строк, содержащих текстовые записи, затруднило бы работу операторов, не говоря уже о больших трудностях при оптическом считывании документов. Неприемлемо также требование стандарта при переносе данных на машинные носители ставить тире при отсутствии данных в графах таблиц. Для упрощения организации ввода данных необходимо, чтобы количество цифр по строкам таблицы было одним и тем же для данной графы, и поэтому свободные графы нужно заполнять нх / лями. [43]
Первичные документы остаются основными носителями исходных данных и средством оформления всех совершаемых предприятием или организацией хозяйственных one - раций. От правильной и тщательно разработанной документации во многом зависит сокращение объема работ по оформлению данных первичного учета и их обработке, уменьшение числа ошибок и повышение надежности исходной информации. Четкое построение документов, унификация и упрощение их форм сокращают цикл обработки данных, чем достигается своевременность получения необходимой для управления информации. [44]
Совокупность всех документов, циркулирующих в системе управления, представляет собой систему документации. От правильной и тщательно разработанной документации во многом зависит сокращение объемов работ по ее оформлению и подготовке массивов информации на машинных носителях, уменьшение числа возможных ошибок и повышение надежности системы в целом. Четкое построение документов, унификация и упрощение различных их форм способствуют сокращению цикла их обработки и своевременному получению всех необходимых данных о результатах производственно-хозяйственной деятельности объекта. Поэтому разработке системы документации уделяется серьезное внимание в условиях АСУ. [45]