Построение - форма - документ
Cтраница 1
Построение формы документов, исходя из условий максимального использования табуляторов пишущих машин и автоматов, является важнейшим из этих требований. Мы уже знаем, что государственными стандартами для организационно-распорядительных документов установлены 8 стандартных положений табулятора. Теперь необходимо создать условия для применения единых положений табулятора при машинописном изготовлении документов других систем. При этом нужно иметь в виду, что установка каждый раз новых положений табулятора приводит к затратам до 6 % общего времени на изготовление машинописного документа. [1]
Построение формы документов должно обеспечить возможность машинного контроля с учетом использования контрольных сумм, а также применения защитных кодов. [2]
Такое построение формы документа позволило резко повысить заполняемость документа за счет ликвидации незаполненных зон и Сократить объем разрабатываемой документации в 2 - 3 раза. [3]
Выявлены закономерности в построении форм документов на различных уровнях управления. Установлено, что структура и основные параметры документов ( состав реквизитов, размеры полей, форматы бумаги), а также правила их оформления не зависят от уровня управления. На этой основе выдвинута и подтверждена гипотеза о возможности создания графических моделей ( формуляров-образцов) управленческой документации с целью эффективного сокращения разнообразия форм документов, ихвзаимоувязки в рамках традиционной технологии, а также при механизации и автоматизации изготовления и обработки документов. В результате анализа отступлений от первой графической модели при унификации внешнеторговых документов в СССР и за рубежом намечены допускаемые отклонения в размещении отдельных групп реквизитов. На этой основе впервые разработан государственный стандарт на формуляр-образец системы документации ( ГОСТ 6.2 - 69), положивший начало созданию аналогичных стандартов за рубежом и формуляров-образцов других систем документации в СССР. Взамен проводившейся ранее стандартизации форм отдельных документов в СССР утверждено 11 государственных и 4 отраслевых стандарта на формуляры-образцы, принятые за основу построения документов как при традиционных методах их обработки, так и при использовании их в АСУ. [4]
Формуляр-образец документа - модель построения формы документа, присущая данной унифицированной системе документации и устанавливающая поля для записи реквизитов. [5]
В целях сохранения единства информационного содержания документов построение формы документа должно выполняться на основе унифицированной базы данных в соответствии с типовыми правилами. Учитывая изложенное, специалисты Госстандарта СССР провели систематизацию всей информации, включаемой в формы технологической документации, и установили, что в унифицированную базу данных должны входить элементы информации ( реквизиты), а также типовые блоки и модули информации. [6]
При отсутствии возможности заимствования из банка имеющихся форм технологических документов построение формы документа осуществляется, как правило, сотрудниками предприятия ( организации), имеющими прямое отношение к данному документу. [7]
Блочный принцип построения формуляров-образцов заключается в том, что при построении форм документов используются только типовые блоки информации. Их состав может быть различен и в каждом случае определяется разработчиком, исходя из назначения документа. [8]
 |
Технологическая сеть проектирования форм входных документов. [9] |
Технологическая сеть проектирования форм входных документов приведена на рис. 6.8. Такой процесс характерен для построения оригинальных форм документов в условиях, когда нет опыта разработок, нет аналогов и прототипов. [10]
В формах МК, установленных ГОСТ 3.111 8 - 82, впервые применен новый, блочно-модульный принцип построения формы документа. [11]
Для оценки необходимо выбрать показатели и способы их определения, найти значения этих показателей, выбрать метод оценки и провести оценку, результатом которой является принятие решения по выбору того или иного варианта построения формы документа. [12]
Выполненная работа позволила установить, что наиболее эффективными направлениями совершенствования документов независимо от степени механизации и автоматизации процессов обработки содержащейся в них информации являются унификация и стандартизация, проводимые в соответствии с изложенными выше принципами. Важнейшим из них является создание системы графических и математических моделей построения форм Документов при комплексном подходе к стандартизации документов с учетом технологии их изготовления и обработки. При этом в отличие от существовавшего ранее подхода учтены такие важные этапы технологии обработки, как чтение документов работниками аппарата управления и операторами, переносящими данные из них на машинные носители. Справедливость предложенных принципов подтверждена использованием их в методических указаниях, утвержденных Госстандартом и применяемых министерствами и ведомствами. [13]
При регламентации таких форм документов многие организации ( предприятия) предлагали расчленить документы на несколько видов с целью специализации форм документов. Разработка блок-схемы использования информации наглядно показала на оптимальный состав информации, вводимой в формы документов, и на четкую комплексную направленность при построении форм документов. [14]
В нее включаются данные об объектах, их свойствах и взаимосвязи между ними. Количество данных в содержательной части определяется задачей, для решения которой создан данный документ. При построении содержательной части находят применение все названные выше структуры построения форм документов. Наиболее предпочтительны линейная и матричная структуры. [15]
Страницы: 1 2