Cтраница 1
Потеря документа исключена, поскольку все критические точки ( например, окончание срока выполнения конкретной операции над документом) система контролирует автоматически, сигнализируя об отклонениях. Автоматически проверяют также и право доступа определенных лиц к конкретным документам. [1]
Для исключения потери документов в процессе передачи и обработки пачки документов сшиваются. [2]
Система электронного документооборота позволяет упорядочить формирование массива учетной информации, создает основу для исключения потери документов, повышает контроль за выполнением поручений, связанных с подготовкой и обработкой документов, их хранением. На каждом из этапов формирования документооборота обеспечивается предварительный, текущий и последующий контроль. [3]
Документы, находящиеся на исполнении, хранятся у исполнителей в порядке, исключающим их утрату. В случае потери документа исполнитель немедленно извещает об этом директора-куратора и секретаря генерального директора. [4]
Процедуры контроля полноты данных предназначены для уверенности в том, что данные по всем хозяйственным операциям внесены в учетные регистры ( компьютерные файлы) и приняты на обработку. При их отсутствии существует вероятность потери документов, их неправильной сортировки, а значит, и неправильной регистрации данных по хозяйственным операциям. [5]
Грамотно исполненный регистрационный номер превращается в уникальный идентификационный код документа ( в сочетании с годом его регистрации) и позволяет обеспечить быстрое нахождение документа, снизить возможность его утери и обеспечить такой порядок в делах, какой имеется в образцовых библиотеках. При этом обеспечиваются четкая классификация и систематизация документов, прозрачность документопотоков, легкость установления факта потери документа. [6]
Если она невозможна, то необходимо стремиться к замене исходных понятий на наиболее конкретные из числа ро-дозых или ассоциированных понятий. При замене исходных понятий на более широкие по объему, информация обобщается, что нежелательно, так как это приводит к потерям документов при поиске. [7]
В системе предусмотрено три уровня точности поиска на запрос. На запрос, относящийся к первому уровню точности, выдается много лишних, не относящихся к запросу дркументов, но в этом случае потери документов маловероятны. На запрос второго уровня точности выдается меньше лишних документов, но зато имеется большая возможность потери документов. [8]
В системе предусмотрено три уровня точности поиска на запрос. На запрос, относящийся к первому уровню точности, выдается много лишних, не относящихся к запросу дркументов, но в этом случае потери документов маловероятны. На запрос второго уровня точности выдается меньше лишних документов, но зато имеется большая возможность потери документов. [9]
Использование СВИФТ способствует совершенствованию международных расчетных, валютных, кредитных операций. Во-первых, налажен и ускорен обмен информацией между банками и финансовыми учреждениями более 160 стран по телекоммуникационным линиям связи и автоматизированы их межбанковские операции. Во-вторых, осуществляются безбумажные международные финансово-банковские операции с минимальным использованием труда банковских служащих и максимальным сокращением операционных расходов. В перспективе бумажные документы банков будут заменены электронным обменом изображениями, например чеков. В-третьих, СВИФТ обеспечивает безопасность межбанковских операций, используя разные комбинации средств страхования риска. При этом уменьшаются банковские риски, связанные с потерей документов, ошибочной адресацией, фальсификацией платежных документов. [10]