Cтраница 2
Текущий контроль за расходованием материальных ресурсов должен осуществляться на рабочих местах с момента расходования материалов или обработки деталей. С точки зрения бухгалтерского учета организация такого контроля возможна в условиях применения сигнальных документов, карт ( ведомостей) партионного раскроя, а также маршрутных листов. [16]
Ведомость операций ( ВОП) технического контроля применяется для операционного описания технологических операций технического контроля в технологической последовательности их выполнения. Документ разрабатывается при большом количестве операций технического контроля с учетом удобства и рациональности применения документа на рабочих местах. В ВОП технического контроля указываются те же виды информации, что и в ОК. Применение ВОП технического контроля позволяет сократить общий объем технологической документации, так как этот документ заменяет несколько ОК технического контроля. [17]
Разработанные методы определения взаимосвязи параметров документов с другими элементами системы доку-ментационного обеспечения, а также с затратами на изготовление и применение документов в предыдущей главе представлены в виде общих аналитических зависимостей. Для получения конкретных результатов с помощью полученных зависимостей необходимы соответствующие исходные данные. [18]
Значительно более эффективной формой обмена информацией является обмен формализованными документами с закодированными показателями, который, как и в предыдущем случае, осуществляется по почте либо с нарочными. Достоинством такой формы обмена является исключение на ИВЦ, принимающем документы, этапов кодирования информации и ее переноса на стандартные бланки. Применение формализованных документов установленной структуры с закодированными показателями позволяет осуществлять подготовку машинных носителей информации непосредственно с этих документов. Это, помимо сокращения трудоемкости работ, приводит и к уменьшению числа ошибок, возникающих при кодировании информации. Вместе с тем этот метод обмена требует разработки и согласования между двумя ИВЦ форм документов и классификаторов информации, а также их согласованного ведения. Кроме того, сторона, передающая информацию, должна ее закодировать и записать в стандартные бланки формализованных документов. Такая форма обмена информацией получила признание и обычно применяется до перехода на другие, более прогрессивные формы обмена. Она используется значительно шире предыдущей формы, несмотря на, казалось бы, отсутствие выигрыша в трудоемкости: этап кодирования присутствует в обеих формах обмена. [19]
Первичные, или оправдательные, документы должны составляться на каждую хозяйственную операцию в момент ее совершения и давать исчерпывающие сведения о ее характере и объеме. Для этого в каждом документе предусматриваются соответствующие показатели-реквизиты, характеризующие операцию с необходимой полнотой и ясностью. Хозяйственные операции разных типов предполагают применение документов с различными реквизитами. [20]
В настоящее время существует всего три документа, регулирующих порядок применения метода счетов-фактур. При этом общего единства в этих документах не достигнуто. Однако на самом деле указанное письмо ГНС РФ и Минфина РФ лишь разъясняет порядок применения вышеназванных документов. [21]
Применение новой схемы документооборота позволяет ликвидировать локальные преобразования исходных данных в отдельных подразделениях. При этом формы документов упрощаются, в том числе и за счет изъятия из них нормативно-справочных и расчетно-табличных реквизитов. В документах должна отражаться как основная информация, так и данные об отклонении от запланированного хода производственно-хозяйственной деятельности. Тем самым обеспечивается удобство чтения и применения документов, а также в значительной степени решается проблема выпрямления потоков информации и уменьшения ее объемов при использовании средств сбора, передачи и обработки данных. [22]
Многие документы в настоящее время создаются для того, чтобы зафиксировать факт этого сообщения или показать, что была сделана попытка принять меры, если даже действенных результатов и не достигнуто. Разумеется, телефонограммы, журналы или картотеки должны заводиться для записи не тех данных, которые передавались прежде устно или по телефону без записи, а для тех, которые исключают применение традиционно создаваемых документов. [23]
В том случае, если отечественная фирма принимает участие в зарубежных выставках-ярмарках или приглашает иностранного участника, необходимо использовать преимущества, предоставляемые международным законодательством, в частности Карнетами АТА, принятыми и в нашей стране. Участие в выставках и ярмарках за рубежом, а также проведение все большего числа подобных мероприятий в России связано с увеличением объема временно ввозимых в страну или вывозимых из нее товаров: выставочных экспонатов и оборудования, образцов и т.п. В отечественной бюрократической практике этот процесс обусловлен значительной потерей времени при оформлении таможенных формальностей. В международной же практике уже давно выработан единый правовой механизм, регулирующий режим временного ввоза товаров. Но это до недавнего времени не было доступно для российских граждан и фирм. Эти соглашения имеют цель облегчить временный, беспошлинный ввоз товаров, ликвидируя трудности при заполнении различных национальных таможенных документов и внесении денежных гарантий при перевозке товаров через границы. Достигается это путем применения международного таможенного документа, т.н. карнета АТА, а также через создание системы международных гарантий. [24]