Cтраница 1
Процесс документооборота регулируется графиком, который составляет главный бухгалтер и утверждает руководитель предприятия. [1]
С одной стороны, как показывает анализ процесса документооборота, проведенный институтом БашНИПИнефть на предприятиях объединения Башнефгь при составлении технических проектов АСУ на уровне НГДУ, необходимые сведения находятся в различных документах, исходящих из разных отделов. При этом многие параметры-признаки требуют специального определения. [2]
Проще при таком порядке распределять корреспонденцию по исполнителям, оперативно регулировать процесс документооборота и исполнения. [3]
Она просто необходима с экономической точки зрения, так как упрощается и ускоряется процесс документооборота. [4]
Наличие в диаграммах DFD элементов для описания источников, приемников и хранилищ данных позволяет более эффективно и наглядно описать процесс документооборота. Однако для описания логики взаимодействия информационных потоков более подходит IDEF3, называемая также workflow diagramming - методологией моделирования, использующая графическое описание информационных потоков, взаимоотношений между процессами обработки информации и объектов, являющихся частью этих процессов. Диаграммы Workflow могут быть использованы в моделировании бизнес-процессов для анализа завершенности процедур обработки информации. С их помощью можно описывать сценарии действий сотрудников организации, например последовательность обработки заказа или события, которые необходимо обработать за конечное время. Каждый сценарий сопровождается описанием процесса и может быть использован для документирования каждой функции. [5]
Контроль за процессом документооборота на предприятии осуществляет главный бухгалтер. [6]
В последние годы вопросам организации делопроизводства уделяется большое внимание. В советские учреждения внедряются средства механизации и оргтехники, упрощается процесс документооборота, сокращается и удешевляется штат управленческого аппарата. [7]
В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются надокументопотоки: регистрируемые и нерегистрируемые документы, входящие, исходящие и внутренние документы, документы, поступающие или направляемые в вышестоящие организации, документы, направляемые или поступающие из подведомственных организаций, и др. Под докумен-топотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота. [8]
В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются на документопотоки: регистрируемые и нерегистрируемые документы, входящие, исходящие и внутренние документы, документы, поступающие или направляемые в вышестоящие организации, документы, направляемые или поступающие из подведомственных организаций, и др. Под докумен-топотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота. [9]
Важным условием организации документооборота является разработка на предприятии плана документооборота. В нем устанавливаются сроки сдачи документов в бухгалтерию всеми подразделениями предприятия, сроки их обработки в бухгалтерии, на машиносчетной установке, записи в учетные регистры. Для каждого документа и каждого его экземпляра должен быть заранее разработан маршрут следования в процессе документооборота, записан в инструкции как обязательный с указанием срока следования по всем промежуточным пунктам маршрута и сроки прибытия каждого экземпляра в свой конечный пункт. [10]
В конечном счете, перечисленные подсистемы АСУТП в целом обеспечивают оперативное управление производством в реальном времени ( on line) по техническим показателям, в частности технологическим параметрам, показателям качества и эффективности с учетом технических ограничений. В отдельных случаях АСУТП решает также частные задачи управления процессами по технико-экономическим показателям. В общем же случае управление производством по экономическим критериям и технико-экономическим показателям осуществляется АСУП, для которых основной целью управления является планирование производства и автоматизация процессов документооборота ( off line), в частности процессов снабжения производства сырьем, сбыта продукции, финансовых процессов. [11]
Обслуживание и сопровождение этих сервисов рассматриваются как совокупность процессов по Управлению ИТ. Данная система относится к классу PDM-систем. В рамках системы в настоящее время проводятся все основные бизнес-процессы по нескольким направлениям деятельности компании - документационное обеспечение управления ( офисный документооборот), составление планов и ведение договоров на проектные работы и технический документооборот при производстве проектно-изыскательских работ. В системе ведется электронный архив документов по вышеперечисленным направлениям, практически все виды хранящихся документов участвуют в процессах документооборота и составления отчетности для руководителей различных уровней, от начальников отделов до заместителей генерального директора. В настоящее время в системе зарегистрировано более 350 пользователей. [12]
Внедрение средств автоматизации в процессы управления неизбежно окажет большое стабилизирующее влияние на весь документооборот в сфере управления. Однако в настоящее время формы используемых документов обладают значительным разнообразием как в различных отраслях, так и на отдельных, даже родственных предприятиях. Кроме того, недостаточная степень стандартизации документов, являющаяся объективным следствием слабой изученности всего процесса документооборота, приводит к достаточно частой смене их состава и форм. [13]