Процесс - составление - документ
Cтраница 1
 |
Электронный фактурный автомат ЗоемтронгЖН. [1] |
Процесс составления документа ( счета-фактуры) автоматизирован. Записанные данные и реквизиты кодируются и наносятся на перфоленту. Эти перфоленты хранятся в картотеке по адресам покупателей. В случае необходшиости адресная перфолента извлекается из карточки и устанавливается на считывающее устройство, куда вставляется и перфолента с нужными данными для составления счета. Данные перфолент автоматически считываются, дешифруются и записываются машиной в счет; дата поступает из механизма постоянных величин. [2]
В процессе составления документов бухгалтерия производит на их основании предварительный контроль учитываемых хозяйственных операций. Он особенно важен в связи с тем, что большинство документов составляют не работники бухгалтерии, а материально-ответственные лица и другие оперативные работники. [3]
 |
Создание стандартной формы документа. [4] |
В процессе составления документов даже на основе некоторой заготовки рекомендуется пользоваться глоссарием ( словарем), в котором записаны стандартные часто используемые фразы. [5]
Как в процессе составления документов, так и после их выписки бухгалтерия проверяет правильность документов. Эта проверка осуществляется с точки зрения законности оформленных операций, правильности заполнения документов и арифметических подсчетов. [6]
Такие модели позволяют свести процесс составления документа к простому заполнению соответствующего бланка. [7]
Оперограммы представляют собой графическую интерпретацию процессов составления документов как по операциям формирования содержащейся в них информации, так и по операциям обработки самих носителей информации. [8]
Использование заранее разработанных типовых текстов и шаблонов значительно ускоряет процесс составления документов и уменьшает количество возможных ошибок. [9]
Основным достоинством машин этих моделей является возможность дальнейшего повышения степени автоматизации процессов составления документов путем увеличения объема памяти, подключения перфоленточных устройств, совмещения работы машин с ЭВМ, присоединения дополнительных алфавитно-цифровых накопителей. [10]
Определение границ целесообразного применения типовых текстов и трафаретизированных бланков должно производиться на основе расчета их экономической эффективности. Типизация текстов приводит к формализации языка, применяемого в управлении, что в дальнейшем позволит автоматизировать процесс составления документов, а следовательно, и повысить эффективность работы АСУ. [11]
При изучении документообразования следует обращать внимание на состав документов, целесообразность создания тех или иных видов, выявление излишних или неработающих документов, правил и способов документирования. С этой целью необходимо тщательное ознакомление с инструкцией по делопроизводству, номенклатурой дел, перечнем документов, подлежащих передаче на государственное хранение. Изучаются документы, составленные в структурных подразделениях и хранящиеся в архиве. Данные получают на рабочем месте исполнителя путем непосредственного наблюдения за процессом составления документов. Объектом исследования являются как важные по содержанию документы, так и многочисленные массовые материалы. Выборка единиц осуществляется по номенклатуре дел с определением видов по участкам. Сопроводительные анкеты могут быть в форме карточки для анализа документов и вопросника по документированию. Это обеспечивает комплексный подход при обследовании процесса документирования. Затем приступают к составлению перечня видов и разновидностей документов, необходимых и достаточных для реализации функций управления, с указанием того, в каких случаях и в каких подразделениях какие документы создаются. [12]
Дальнейшее проектирование процесса выполнения работ включает распределение организационных процедур в подразделениях, службах и между отдельными лицами персонала. Одним из методов такого распределения является построение ор-ганиграмм [15], представляющих графическую интерпретацию процесса выполнения функций, их этапов и входящих в них работ. Органиграммы фиксируют факт организации процесса как распределения полномочий и ответственности выполнения работ в пределах функции. Информационное насыщение работ при этом должно отражаться в других материалах, так называемых документограммах. Документограммы представляют собой графическую интерпретацию процессов составления документов и являются предметом разработки информационного обеспечения. Процессы проектирования организационного и информационного обеспечения в данном случае проводятся параллельно. [13]
Страницы: 1