Cтраница 1
Годовые разделы описей на дела постоянного хранения составляются в четырех экземплярах, на дела временного хранения ( свыше 10 лет) - в двух экземплярах. Все экземпляры заверяются ответственным лицом, утверждаются комиссией, подписываются председателем ЭК и согласовываются с руководителем учреждения. [1]
Годовые разделы описей дел, предназначенные для передачи в государственный архив, печатаются в четырех экземплярах. Описи дел, остающиеся в архиве организации, печатаются в двух экземплярах. [2]
Годовые разделы описей на дела постоянного хранения печатают в 4 экземплярах, заверяются лицом, ответственным за делопроизводство, подписываются председателем ЭК ( после утверждения описи комиссией) и согласовываются с руководителем учреждения. [3]
Годовые разделы описей дел постоянного и временного ( свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляются по установленной форме. Совокупность элементов описания каждого дела в описи называется описательной статьей. [4]
Годовой раздел описей на дела постоянного хранения, предназначенный для последующей передачи в государственный архив, подлежит утверждению ЭПК архивного учреждения. Он печатается в четырех экземплярах, заверяется руководителем службы документационного обеспечения управления, подписывается председателем ЭК ( после утверждения описи комиссией) и согласовывается с руководителем организации. [5]
В годовой раздел описи заносятся также те дела, которые начаты, но не закончены в течение года. [6]
В годовых разделах описи материалы структурных подразделений располагают в соответствии со структурой учреждения. Материалы канцелярии помещают в начале описи. [7]
В годовом разделе описи дела канцелярии располагаются в начале, а общественных организаций - в конце описи. [8]
Например, годовой раздел описи на дела, отложившиеся в 1996 году, должен быть представлен не позднее 1998 г. В конце описи дел бухгалтерии после последней статьи проставляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел по описи, первый и последний номера дел по описи. Если есть особенность нумерации дел ( пропущены номера или есть литерные), они также оговариваются в итоговой записи. [9]
Два экземпляра годового раздела описи на дела постоянного хранения направляют на утверждение в соответствующее архивное учреждение. Первый экземпляр описи после утверждения остается в государственном архиве, второй - возвращается учреждению. [10]
Первый экземпляр годового раздела описи после утверждения остается в государственном архиве, второй возвращается учреждению. При первичном представлении описей на дела постоянного хранения в архивном учреждении к делу прилагают историческую справку в двух экземплярах. [11]
На всех экземплярах годовых разделов описи указываются: расписка заведующего архивом в приеме дел, дата приема, количество принятых дел. [12]
В итоговой записи к годовому разделу описи указывают количество и крайние номера единиц хранения, дата составления и фамилия составителя. Итоговую запись, заверйтельную надпись лица, ответственного за делопроизводство, и подпись председателя экспертной комиссии помещают в конце годового раздела за последней описательной статьей. [13]
Согласно Основным правилам, в годовой раздел описи вносят и те единицы хранения, которые начаты, но не закончены делопроизводством в данном году. [14]
Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделов описей, указывая дату приема и количество принятых дел. Описи на дела постоянного хранения составляются в четырех экземплярах. Один экземпляр годовых разделов описи возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве учреждения. [15]