Cтраница 1
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного б организации распределения обязанностей. [1]
Предварительное рассмотрение документов осуществляют специальные работники ( помощники руководителей учреждения, референты по делопроизводству) или секретари, которые и направляют их по назначению. [2]
Срок предварительного рассмотрения документов, представленных на лицензирование, не может превышать 2 недель с момента их регистрации. Работа экспертной комиссии проводится в течение одного месяца с момента ее создания. Решение о выдаче ( отказе в выдаче) лицензии принимается в 2-недельный срок с момента оформления экспертного заключения и направляется учредителю ( ям) в 10-дневный срок. Отрицательное заключение экспертизы и основанный на нем отказ в выдаче лицензии могут быть обжалованы учредителем в судебном порядке. [3]
При предварительном рассмотрении документов проставляется условное обозначение структурного подразделения, в которое направляется документ, или фамилия исполнителя. Для этого в учреждении имеется список структурных подразделений с присвоенными им кодами. При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждается ли документ, передаваемый руководству, в подборке предыдущей переписки по данному вопросу, нормативных документов и пр. Эти документы передаются руководителю вместе с полученными документами. [4]
В значительной степени облегчает процесс предварительного рассмотрения документов настольное устройство сортировки. [5]
В значительной степени облегчает процесс предварительного рассмотрения документов настольное устройство сортировки. Это устройство состоит из лотков ( секций), имеющих этикетки для вставки условных обозначений ( индексов) руководителей фирмы, структурных подразделений или исполнителей. Поступающие документы просто раскладываются по соответствующим секциям. [6]
Уже в процессе первоначальной обработки проводится предварительное рассмотрение документов без детального ознакомления с их содержанием. [7]
Ученый совет вуза может назначить комиссию из числа членов совета для предварительного рассмотрения документов претендентов на должность заведующего кафедрой и составления мотивированного заключения по каждой кандидатуре. Рекомендации комиссии заслушиваются до начала голосования на ученом совете вуза. [8]
Документы на имя руководства учреждения передаются в канцелярию, а в адрес структурных подразделений - непосредственно в структурные подразделения, где производится предварительное рассмотрение документов. При этом специально уполномоченный компетентный работник ( референт, помощник) устанавливает, подлежат ли поступившие документы обязательной передаче руководству или же непосредственному исполнителю. [9]
Как отмечалось ранее, документооборот совершенствуется путем рационализации и сокращения количества применяемых форм документов; организации их скорейшей доставки; введения практики предварительного рассмотрения документов и распределения их по исполнителям, минуя руководство учреждения; сведения к минимуму ручных операций и переписки данных; применения средств механизации и компьютерных технологий на всех этапах движения документов; введения строгого контроля исполнения документов. [10]
При распределении документов пользуются положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями, схемами движения документов. Проводят предварительное рассмотрение документов лица, имеющие полномочия для направления документов по назначению. Это могут быть секретари, секретари-референты или помощники руководителя. [11]
В целях ускорения процесса обработки документов можно целый ряд операций проводить параллельно. Секретарю нужно помнить, что снимать копии следует после предварительного рассмотрения документа руководителем и нанесения резолюции. Число копий должно соответствовать числу исполнителей, подлинник передается ответственному исполнителю. [12]