Cтраница 2
Кредитовая информация о реализованной электроэнергии содержится в платежных требованиях или мемориальных ордерах, получаемых Энергосбытом из банка после безакцептной оплаты в банке выставленных сумм за потребленную электроэнергию. Массив перфокарт, содержащих кредитовую информацию, готовится непосредственно после выписки счетов и платежных требований. Перфокарта заполняется на каждого плательщика. В нее набивается информация о постоянных реквизитах плательщика и о выставленных на инкассо суммах и оставляется поле для графических отметок. После каждого поступления оплаты из подготовленного массива выбираются перфокарты, соответствующие оплаченным платежным требованиям и мемориальным ордерам, и на них набивается дата оплаты. [16]
Организация во внешней среде представляется как единое целое, юридическое лицо, поэтому все ее документы, независимо от подразделения и должностного лица, их составившего, должны быть единообразны с точки зрения формы и содержания постоянных реквизитов. Как мы увидим далее, нормативные документы по делопроизводству часто допускают некоторое разнообразие в исполнении отдельных реквизитов, предоставляя организации возможность выбрать наиболее устраивающий ее вариант. Например, реквизит Справочные данные об организации, входящий в число постоянных реквизитов для внешней документации, согласно стандарту должен обязательно включать только почтовый адрес организации, а остальные элементы ( номера телефонов, факсов, телексов, электронной почты, банковские счета, ИНН, БИК) - по усмотрению организации. Поэтому руководство должно решить, как будет выглядеть бланк организации с постоянными реквизитами, и довести это решение до всех лиц, подготавливающих документы, для его обязательного выполнения. [17]
При электрографическом способе изготовления документов матрицей служит основной документ, а не оборотная его сторона, как в гектографическом. Кроме основного документа, необходимы накладные листы, применяемые для изготовления унифицированных документов тремя способами: путем исключения, замены и включения реквизитов дополнительно к содержащимся в основном документе. Накладные листы могут изготавливаться из бланков унифицированных документов в результате вырезания в них окон в тех местах, в которых должны быть воспроизведены реквизиты, содержащиеся в основном документе. Более прочны накладные листы из пластмассовых непрозрачных листов с окнами, на которых печатаются элементы бланка с названиями граф и другими постоянными реквизитами. Во В / О Союзвнештранс применяют накладные листы в виде целлофановых пакетов, в которые вкладывают при копировании основные документы, обеспечивая одновременно и необходимый прижим. Следует отметить, что в этом и в других случаях электрографического копирования лучше применять не сам основной документ, на который обычно наносят линии, обеспечивающие точное расположение переменных реквизитов, а его копию, получаемую путем закладки в пишущую машину вместе с бланком основного документа чистого листа бумаги. Необходимые документы получаются в результате экспонирования в электрографическом аппарате накладных листов вместе с копиями основных документов. Аппарат автоматически печатает нужное количество копий документа на чистых листах бумаги. Электрографические аппараты, применяемые для копирования управленческой или технической документации, при неполной их загрузке могут оказаться эффективными и для одновременного изготовления небольшого количества документов по методу однократной записи. Кроме того, электрографические аппараты, применяемые для других целей, могут быть временно использованы в случае отказа гектографа, при этом они могут работать на бланках, что позволяет применять более простые накладные листы, лишь исключая ненужные переменные реквизиты. [18]