Cтраница 1
Автоматизированная система обработки учетных данных отличается от ручной системы обработки данных большей надежностью. Под надежностью в данном случае подразумевается получение результатной информации в строгом соответствии с заданным проектным решением. Свойством надежности автоматизированной системы обработки данных является также способность многократно осуществлять идентичное решение задач. [1]
В автоматизированных системах обработки учетных данных функциональная задача бухгалтерского учета в процессе решения проходит три самостоятельных и в то же время взаимосвязанных этапа: сбор и регистрация первичных учетных данных, систематизация и обобщение и отображение учетных данных [ 14, с. [2]
В автоматизированных системах обработки учетных данных ЭВМ осуществляет процедуры, выполняемые при ручном учете непосредственно работниками. [3]
Рациональная организация автоматизированной системы обработки учетных данных предполагает прежде всего оптимальное разграничение обязанностей. Вычислительный центр или отдел АСУ является лишь средством обработки, с помощью которого бухгалтерия и другие подразделения-пользователи повышают качество и эффективность ведения учета, усиливают воздействие учетной информации на хозяйственные процессы. При этом ответственность за обоснованность представляемой для обработки исходной информации должна быть возложена на подразделения аппарата управления в зависимости от источника и порядка регистрации данных. [4]
Пакетный режим работы автоматизированной системы обработки учетных данных в отличие от диалогового может быть использован на начальном этапе формирования базы нормативно-справочной информации в большом объеме. Режим пакетной обработки целесообразно использовать также при решении задач, выходная информация по которым не используется для принятия решений, а также при обработке данных, предусматривающей предварительное их накопление перед вводом в систему обработки. [5]
Опыт проектирования и функционирования автоматизированных систем обработки учетных данных, ориентированных на распечатку всех выходных форм, убедительно показал, что такой подход приводит к значительной избыточности информации, недостаточно эффективному ее использованию. Особенно наглядно это проявляется на примере подсистемы бухгалтерского учета. К значительной части машинограмм аналитического учета пользователь обращается зачастую лишь один раз для сверки и корректировки информации. Одноразовое использование больших объемов информации, выданной АЦПУ ЭВМ в пакетном режиме, наряду с избыточностью обусловливает высокую стоимость электронной обработки данных. Выход из создавшегося положения может быть найден при переходе к режиму запрос - ответ. На основе соответствующей технической базы информация может быть отображена на видеотерминалах. Бухгалтер, получив на экране видеотерминала фрагментарное изображение соответствующей части базы данных, осуществляет проверку, внося при необходимости соответствующие коррективы. При этом отпадает необходимость в распечатке значительной части детализированных записей учетной информации, используемой, например, не более одного раза. [6]
Сбор и регистрация исходной учетной информации на машиночитаемых носителях предполагают использование соответствующего оборудования и носителей информации. При этом в автоматизированной системе обработки учетных данных установление необоснованных записей или их изменений при использовании магнитной ленты или диска значительно сложнее, чем при ручном учете. Проверка достоверности данных затрудняется снижением числа документальных свидетельств, применяемых при ручном учете: первичных документов, накопительных и группировочных ведомостей и пр. В этих условиях обеспечение достоверности и проведение контроля требует разработки специальных приемов и методов. Автоматизированные системы обработки данных могут обеспечивать высокую степень достоверности лишь на основе тщательно подготовленных и отлаженных программ, надежно работающего оборудования, высокой квалификации обслуживающего персонала. При этом системы обработки должны включать комплексы необходимых контрольных процедур. Достоверность каждого реквизита может быть гарантирована проверкой не менее трех контрольных процедур. [7]
Таким образом, связь является ядром каждой системы. Небывалое усовершенствование автоматической вычислительной техники за последние годы уже в силу того, что она - обеспечивает немедленную реакцию на каждое сообщение, привело к широкому распространению мнения о том, что любая система включает в себя вычислительную машину или каковгнибудь другое автоматическое устройство для обработки данных, Правда, на многих предприятиях автоматизированные системы обработки учетных данных способствуют интеграции всех других систем фирмы, однако это обстоятельство ни в коей мере не противоречит тому значению термина система, которое употребляется нами. [8]
Бухгалтерский учет, как указывалось ранее, является системным учетом. Определенные его задачи могут решаться отдельно, но они взаимосвязаны информационными каналами, чем и обеспечивается полнота выходной информации. Существенным недостатком некоторых решений автоматизированных систем обработки учетных данных является отсутствие системного, комплексного подхода к теоретическим и методологическим проблемам учета. Они имеют сложную иерархическую структуру, свои входные и выходные информационные связи и алгоритмы решения. [9]
Поэтому при разработке автоматизированных систем необходимо предусматривать необычные условия обработки данных и возможность выявления ошибочных данных. При этом ставится цель обеспечить диагностику ошибок, их выявление и устранение с учетом характера и причин их возникновения. Это важно еще и потому, что автоматизированные системы обработки учетных данных в отличие от ручных систем лишены возможности реагировать на непредусмотренные ситуации, если они не заложены в программы. [10]
В автоматизированной системе обработки данных различают функцию развития системы и функционирование самой системы. Функция развития включает проектирование, программирование, отладку системы обработки и ее внедрение. Функция ведения состоит в использовании технических средств и систем обработки для получения входных данных, их обработки по определенным алгоритмам и представления пользователям выходной информации. Рациональное функционирование автоматизированной системы обработки учетных данных требует выявления в процессе обработки всех видов ошибок программным путем. На всех этапах разработки и эксплуатации автоматизированной системы обработки должны быть предусмотрены и реализованы необходимые процедуры контроля и внесения изменений как в файлы данных, так и программные средства. [11]
Характеристика трех видов учета на примере предприятий по поставкам продукции убеждает в том, что каждая из составляющих единого хозяйственного учета отличается целями, объектами, методами и техникой ведения учетного процесса. Применение современных средств вычислительной техники действительно способствует известному сближению и взаимному проникновению бухгалтерского, оперативного и статистического учета. Например, переход к автоматизированной системе обработки учетных данных по движению продукции позволяет на основе принципа однократности ввода информации получить файлы данных для различных приложений. Однако дальнейшая обработка и формирование результатной учетной информации ведется по дифференцированным алгоритмам в зависимости от вида учета. Таким образом, различия в содержании показателей, способах и методах учета обусловливают самостоятельность и в то же время согласованность всех трех видов хозяйственного учета. [12]