Cтраница 1
Служба документационного обеспечения или лицо, ответственное за документацию, учитывают и обобщают данные о ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные руководителем, но не реже одного раза в месяц. Образец справки о работе с документами дан в прил. [1]
Службу документационного обеспечения на разных уровнях управления и в зависимости от масштабов организации именуют по-разному: для министерств ( ведомств) - управлением делами, для исполнительных органов власти - общим отделом, для предприятий, организаций, учебных заведений - канцелярией. На малых предприятиях функции канцелярии возлагаются на секретаря-референта и 2 - 3 - х делопроизводителей. [2]
Работа службы документационного обеспечения регламентируется Положением о ней, которое разрабатывается на основе Типовых задач, функций и прав службы документационного обеспечения. [3]
Они хранятся централизованно службой документационного обеспечения или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению. [4]
Номенклатура дел организации составляется службой документационного обеспечения на основе номенклатур дел структурных подразделений. [5]
Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения министерств и ведомств РФ, утверждаются их руководителями. Перед утверждением типовые и примерные номенклатуры дел согласовываются с Центральной экспертной ( экспертной) комиссией ( ЦЭК, ЭК) министерства ( ведомства) или организации, имеющих подведомственную сеть, на которую распространяется типовая ( примерная) номенклатура дел. Затем они подлежат согласованию с организациями государственной архивной службы. [6]
В конце рабочего дня информационные листы секретарей всех руководителей поступают в службу документационного обеспечения и на их основании дополняются сведения в информационно-поисковой системе организации. [7]
Обработка и передача документов исполнителям должны осуществляться в день поступления документов в службу документационного обеспечения или в первый рабочий день при их поступлении в нерабочее время. [8]
Ведение Табеля, внесение в него изменений, контроль за его применением осуществляет служба документационного обеспечения организации, которая несет ответственность за поддержание Табеля в актуальном состоянии. [9]
Работа службы документационного обеспечения регламентируется Положением о ней, которое разрабатывается на основе Типовых задач, функций и прав службы документационного обеспечения. [10]
Документы, адресованные руководству организации или не имеющие указания конкретного должностного лица либо структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службе документационного обеспечения. [11]
При комплектовании службы необходимо учитывать следующее: наименование должности того шли иного работника обязательно должно соответствовать выполняемым функциям и работам; по характеру труда работники службы документационного обеспечения делятся на три категории: руководители, специалисты и технические исполнители. [12]
Основной задачей службы документационного обеспечении управления является своевременная обработка и передача на разные его уровни управленческой информации, необходимой для осуществления функций. Организация службы документационного обеспечения включает вопросы регламентации и условий функционирования службы и ее работников. Служба документационного обеспечения является организационно обособленным структурным подразделением учреждения, выполняющим законченный технологический цикл работы с документами. [13]
В учреждениях, не имеющих в структуре службы документационного обеспечения управления, ее функции выполняет секретарь руководителя или другое, специально выделенное должностное лицо. Наиболее рациональной организационной формой службы документационного обеспечения в учреждении является канцелярия, действующая на правах отдельного подразделения. Возглавляется канцелярия начальником, подчиняющимся непосредственно руководству учреждения. Для осуществления ее функций в канцелярии предусматриваются соответствующие структурные части. [14]
Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки к сдаче в ведомственный архив. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений. Оформление может быть частичное или полное. Они остаются в скоросшивателях, листы не нумеруются и сдаются в архив по номенклатуре дел. [15]