Cтраница 1
Служба документационного обеспечения управления укомплектовывается специалистами с соответствующим высшим или средним специальным образованием. Деятельность работников службы регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку сотрудников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. [1]
Служба документационного обеспечения управления осуществляет следующие операции: контроль за соблюдением стандартов на документы; экспедиционную обработку и доставку документов исполнителям; регистрацию документов и учетно-справочную работу; контроль за исполнением документов; формирование, оформление, хранение и использование дел; оформление и выпуск распорядительной доку-4 ментации учреждения; машинописное изготовление, копирование и размножение служебных документов. [2]
Основной задачей службы документационного обеспечения управления является установление единого порядка документирования и работы с документами в отрасли или в отдельной организации на основе использования современной вычислительной техники, автоматизированной технологии работы с документами и сокращения количества документов. [3]
Работу эту должна выполнять служба документационного обеспечения управления. [4]
Документационное обеспечение управления осуществляет служба Документационного обеспечения управления ( ДОУ), действующая на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю. [5]
В процессе труда работников служб документационного обеспечения управления необходимо проводить регламентированные перерывы для уменьшения утомляемости. [6]
В учреждениях, не имеющих в структуре службы документационного обеспечения управления, ее функции выполняет секретарь руководителя или другое, специально выделенное должностное лицо. Наиболее рациональной организационной формой службы документационного обеспечения в учреждении является канцелярия, действующая на правах отдельного подразделения. Возглавляется канцелярия начальником, подчиняющимся непосредственно руководству учреждения. Для осуществления ее функций в канцелярии предусматриваются соответствующие структурные части. [7]
Настоящее пособие предназначено для повышения квалификации широкого круга работников службы документационного обеспечения управления. [8]
Номенклатура используемых в организации документов может быть уточнена положением о службе документационного обеспечения управления или иным распорядительным документом. [9]
Номенклатура дел - это систематизированный список наименований дел, заводимых в службе документационного обеспечения управления, с указанием сроков их хранения, утвержденный в установленном порядке. Документы, посвященные определенному вопросу или участку деятельности организации, после исполнения группируются в дело. Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их видам и содержанию. От ее качества зависит оперативность работы с документами. Номенклатура дел необходима для распределения и группировки исполненных документов в дела, для закрепления индексации дел, для установления сроков хранения, для создания справочной картотеки исполненных документов и служит учетным документом в архиве организации для дел временного хранения до 10 лет включительно. Номенклатуру дел подготавливает структурное подразделение. Каждая организация обязана иметь свою номенклатуру дел независимо от того, существует ли примерная или типовая номенклатура дел. [10]
ЦБНТ Минтруда России, 1995) предназначены для расчета норм времени и организации работы в службах документационного обеспечения управления, определения трудоемкости работ, численности работников и рекомендованы для применения в органах федеральной исполнительной власти, на предприятиях ( объединениях) независимо от формы собственности, в учреждениях и общественных организациях. [11]
Виды документов и порядок применения печатей и штампов устанавливаются в распорядительных документах организации, регламентах, положениях о службах документационного обеспечения управления, инструкциях. [12]
Должен знать: законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления; порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления; методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем; порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов; организацию архивного дела; нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления; основы программирования; методы проектирования и актуализации баз и банков данных; основы эргономики, социальной психологии, социологии; документообразование; отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления; основы экономики, организации труда и управления; законодательство о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда. [13]
Номенклатуру дел в организации составляют по установленным нормам, печатают в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр номенклатуры дел организации хранится в службе документационного обеспечения управления ( ДОУ), второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего, третий используется в ведомственном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел и куда документы поступают на постоянное хранение. [14]
Годовой раздел описей на дела постоянного хранения, предназначенный для последующей передачи в государственный архив, подлежит утверждению ЭПК архивного учреждения. Он печатается в четырех экземплярах, заверяется руководителем службы документационного обеспечения управления, подписывается председателем ЭК ( после утверждения описи комиссией) и согласовывается с руководителем организации. [15]