Cтраница 1
Снятие документа с контроля осуществляется только после полного исполнения документа: выполнения резолюции руководителя, подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ и другого документированного подтверждения факта исполнения. Результат исполнения документа должен быть записан в регистрационной карточке. [1]
После снятия документа с контроля, о чем делает записи само должностное лицо ставившее документ на контроль, в регистрационно-контрольных карточках записываются дата исполнения документа, отметка об исполнении и номер дела, в котором будет находиться копия документа. [2]
Это же должностное лицо пршимает решение о снятии документа с контроля и полноте выполнения предписанных по данному документу управленческих действий. [3]
Сведения об исполнении контрольного задания должны поступать в Дирекцию не позднее дня исполнения для внесения информации в Контрольный журнал и снятия документа с контроля. [4]
Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствовали заданию, она должна быть вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения. В конфликтной с исполнителем ситуации вопрос о снятии документа с контроля должно решать либо лицо, установившее контроль, либо руководство организации. [5]
Расстановкой карточек в контрольной картотеке заканчивается первый этап контрольных операций. На завершающем этапе контроля в карточке проставляют отметки о снятии документа с контроля. [6]
Особое внимание необходимо уделить специальному участку по контролю за исполнением документов, его функциям и компетенции работников, составу контролируемых документов, перечню такого рода документов со сроками исполнения. Немаловажен также порядок постановки документов на контроль, продления сроков исполнения и снятия документов с контроля. Наличие справок периодического анализа результатов контроля свидетельствует о правильности функционирования этого участка. [7]
Согласно ГСДОУ снять документы с контроля может лишь должностное лицо, установившее контроль, либо ответственный исполнитель после фактического выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным лицам и организациям или другого документированного подтверждения исполнения. На самом документе в правом нижнем углу может проставляться отметка о снятии с контроля, подписанная лицом, подтверждающим исполнение; но возможна простановка отметки о снятии документа с контроля только в самом контрольном массиве. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения. [8]
Результаты проверок заносятся на карту. Необходимо отмечать все существенные моменты хода исполнения, а также рекомендованные исполнителю предложения. Завершаются технические операции снятием документов с контроля после их фактического исполнения. Об этом делается отметка в специальной графе карты. В ней кратко указывается, что и когда сделано, и проставляется дата исполнения. Документы снимаются с контроля по указанию тех должностных лиц, которые поставили их на контроль. [9]