Cтраница 1
Совершенствование документов осуществляется главным образом путем унификации и стандартизации, которые не только снижают многообразие документации, но и закрепляют в виде нормативных требований наиболее удачные решения, учитывающие возможности организационной и вычислительной техники, применяемой в АСУ. [1]
На совершенствование документов существенное влияние оказывает архивоведение - комплексная дисциплина, изучающая и разрабатывающая теоретические, методические и практические основы архивного дела. Шухардин и др. Механизация и автоматизация процессов изготовления и обработки документов управления выявила решающее значение унификации их форм и правил оформления для повышения эффективности этих процессов. [2]
Теоретические основы совершенствования документов разрабатываются Научным советом по комплексной проблеме Кибернетика АН СССР. В составе этого совета создана секция Документалистика, названная по имени отрасли науки, изучающей методы и средства коммуникации посредством документов. Основное внимание документалистики сосредоточено на свойствах докимента питях его формализации и функциях не только в управлении, но и в науке, культуре, а также в других областях деятельности. [3]
Таким образом, совершенствование документов необходимо рассматривать в совокупности с техническими и организационными проблемами, а их стандартизацию следует проводить в комплексе со стандартизацией других объектов. Увеличение числа одновременно рассматриваемых объектов повысит эффективность стандартизации, но одновременно приведет к росту затрат на ее проведение, что необходимо учитывать при расширении границ комплексности. [4]
В разработке, ведении и совершенствования документов по автоматизации МО должны принимать участие метрологи. Для этого им полезно ознакомиться и приобрести знания и навыки по КТТ. Ориентирование на выполнение всей работы по автоматизации МО профессиональными специалистами по КТТ безосновательно и может тормозить интенсификацию труда по МО. [5]
Выполненная работа позволила установить, что наиболее эффективными направлениями совершенствования документов независимо от степени механизации и автоматизации процессов обработки содержащейся в них информации являются унификация и стандартизация, проводимые в соответствии с изложенными выше принципами. Важнейшим из них является создание системы графических и математических моделей построения форм Документов при комплексном подходе к стандартизации документов с учетом технологии их изготовления и обработки. При этом в отличие от существовавшего ранее подхода учтены такие важные этапы технологии обработки, как чтение документов работниками аппарата управления и операторами, переносящими данные из них на машинные носители. Справедливость предложенных принципов подтверждена использованием их в методических указаниях, утвержденных Госстандартом и применяемых министерствами и ведомствами. [6]
Для выработки и внедрения таких требований все шире применяют унификацию и стандартизацию, возможности которых для совершенствования документов рассмотрим ниже. [7]
Правильная организация документооборота предполагает соблюдение следующих принципов: рациональное и своевременное составление документов; последовательное отражение в них всех процессов хозяйственной деятельности предприятия; рациональная их обработка; сокращение пути прохождения документов; систе: матическое изучение и совершенствование документов. [8]
Стремительный рост количества и разнообразия управленческой документации делает все более актуальной задачу ее совершенствования за счет исключения излишних документов, снижения объемов избыточности содержащейся в них информации, снижения затрат труда на все виды работ с документацией. Одним из наиболее эффективных направлений совершенствования документов является их унификация и стандартизация. Я считаю, что нормализацию бумажной работы мы должны выработать, и ее потом применять всюду. Многое уже сделано по этому указанию Владимира Ильича, однако усиленный поток информации за прошедшие полвека усложнил эту задачу. Разработкой теории документов независимо от их назначения занимается секция документалистики Научного совета по комплексной проблеме Кибернетика АН СССР. Десятки других организаций различных министерств и ведомств ведут работу по совершенствованию отдельных систем документации: научно-технической, конструкторской и технологической, проектной, нормативно-технической, плановой и др. Документы, относящиеся к различным системам, имеют свои традиционно сложившиеся особенности, что требует особых навыков для работы с ними. [9]
В частности, очень много сделали для совершенствования документов историки-документоведы, решившие удачно многие вопросы на качественном уровне. Рассматриваемая же работа ставит задачу создания теоретических основ унификации и стандартизации документов, применяемых в управлении на основе использования количественных методов, основанных на технико-экономическом системном подходе к проблеме, с использованием методов оптимизации. [10]
Вторая группа затрат может носить характер непосредственно объектный, групповой или общий. В последнее время сделан существенный шаг в сторону стандартизации документов, что превратило затраты по совершенствованию документов в одноразовые применительно к целым отраслям. [11]
Постоянное расширение деятельности по упорядочению и совершенствованию документации требует постановки ее на научную основу. Известные ученые, работающие в области управления, А. Г. Аганбегян, В. Г. Афанасьев, Д. М. Гвишиани, В. М. Глушков, Н. П. Федоренко и другие создали теоретическую основу и внесли свой вклад и в совершенствование документов. Ими дана оценка сложившейся экономической информации, разработаны основные требования к ее содержанию, предложены методы изучения состава и движения документации в аппарате управления в условиях традиционной и механизированной работы с документами, рекомендации по упорядочению документопотоков в условиях АСУ. [12]
На этом этапе необходимо выявить как можно больше ошибок. Целью процессов верификации и тестирования является поиск всех возможных ошибок, а не подтверждение их отсутствия. Понимание этого тонкого различия очень важно. Необходимо проверять спецификации, когда они находятся в черновой форме, так как может возникнуть психологический барьер на пути совершенствования документа, описывающего спецификации. [13]