Cтраница 3
Руководитель, дающий задание на подготовку приказа, определяет состав учреждений, структурных подразделений или должностных лиц, с которыми необходимо согласование документа. В инструкциях по работе с документами ( по делопроизводству) обычно закреплена процедура согласования - по составу участников этой процедуры и последовательности визирования. Согласование проводит тот исполнитель ( структурное подразделение), который готовил проект документа. Если в процессе согласования выясняются существенные замечания по содержанию документа, он составляется заново и вторая редакция подлежит полному согласованию. Постановления и решения проходят согласование на заседании коллегиального органа. В ходе заседания в проект документа могут быть внесены незначительные замечания, поправки и дополнения. Если проект требует серьезной доработки, он выносится на утверждение на следующем заседании. [31]
Рассмотрим перечень реквизитов, установленных формуляром-образцом ГОСТ Р 6.30 - 97: 1 - Государственный герб Российской Федерации; 2 - герб субъекта Российской Федерации; 3 - эмблема организации ( предприятия) или товарный знак ( знак обслуживания); 4 - код организации ( предприятия); 5 - код формы документа; 6 - наименование организации ( предприятия); 7 - справочные данные об организации ( предприятии); 8 - наименование вида документа; 9 - дата документа; 10 - регистрационный номер документа; 11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 12 - место составления или издания документа; 13 - гриф ограничения доступа к документу; 14 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 16 - резолюция; 17 - заголовок к тексту; 18 - отметка о контроле; 19 - текст документа; 20 - отметка о наличии приложения; 21 - подпись; 22 - гриф согласования документа; 23 - визы согласования документа; 24 - печать; 25 - отметка о заверении копии; 26 - отметка об исполнителе; 27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 28 - отметка о поступлении документа в организацию ( на предприятие); 29 - отметка для автоматического поиска документа. [32]
Рассмотрим перечень реквизитов, установленных формуляром-образцом ГОСТ Р 6.30 - 97: 1 - Государственный герб Российской Федерации; 2 - герб субъекта Российской Федерации; 3 - эмблема организации ( предприятия) или товарный знак ( знак обслуживания); 4 - код организации ( предприятия); 5 - код формы документа; 6 - наименование организации ( предприятия); 7 - справочные данные об организации ( предприятии); 8 - наименование вида документа; 9 - дата документа; 10 - регистрационный номер документа; 11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 12 - место составления или издания документа; 13 - гриф ограничения доступа к документу; 14 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 16 - резолюция; 17 - заголовок к тексту; 18 - отметка о контроле; 19 - текст документа; 20 - отметка о наличии приложения; 21 - подпись; 22 - гриф согласования документа; 23 - визы согласования документа; 24 - печать; 25 - отметка о заверении копии; 26 - отметка об исполнителе; 27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 28 - отметка о поступлении документа в организацию ( на предприятие); 29 - отметка для автоматического поиска документа. [33]
Согласование документа может проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими и общественными организациями, организациями государственного и ведомственного контроля, вышестоящими организациями. Согласование документа относится к так называемому внешнему согласованию. [34]
Согласование документа может проводиться с подчиненными и неподчуненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими и общественными организациями, организациями государственного и ведомственного контроля, вышестоящими организациями. Согласование документа относится к так называемому внешнему согласованию. [35]
Виза необходима для проверки специалистами целесообразности или своевременности составления документа. Как правило, виза ставится при согласовании документа внутри организации до подписания документа руководителем. [36]
Основной документ - документ, содержащий информацию всей унифицированной серии документов. Оформляющая часть документа - часть документа, содержащая даты составления, утверждения, согласования документа, а также визы и наименования должностных лиц, подписавших документ, личные подписи и их расшифровку, Первичный документ - документ, содержащий исходную информацию. [37]
Согласование документа осуществляется в тех случаях, когда возникает необходимость оценки его содержания определенным кругом должностных лиц. Оценка проводится с точки зрения целесообразности создания документа, его соответствия действующему законодательству, точности изложения и формулировки рассматриваемого вопроса и др. Согласование документа необходимо для подтверждения согласия одного или нескольких должностных лиц, структурных подразделений, организаций или учреждений с решением вопроса, изложенным в документе. [38]
Документы КЧС, как правило, разрабатывают заместители председателя комиссии - главный инженер и начальник отдела ГО и ЧС объекта. Подготовленные документы к установленному сроку исполнители сдают начальнику отдела ГО и ЧС. Окончательную доработку, корректировку и согласование документов проводит отдел ГО и ЧС объекта. Подписанные и согласованные документы передают на утверждение председателю КЧС объекта. [39]
Зона для реквизита Гриф согласования документа размещается ниже реквизита Подпись на лицевой стороне документа. Если документ имеет два грифа согласования, их располагают на одном уровне - слева и справа. При большем количестве грифы размещают двумя вертикальными рядами. В отдельных случаях при необходимости согласования документа с несколькими организациями может оформляться лист согласования. [40]
Согласование документа осуществляется в тех случаях, когда возникает необходимость оценки его содержания определенным кругом должностных лиц. Оценка проводится с точки зрения целесообразности создания документа, его соответствия действующему законодательству, точности изложения и формулировки рассматриваемого вопроса и др. Согласование документа необходимо для подтверждения согласия одного или нескольких должностных лиц, структурных подразделений, организаций или учреждений с решением вопроса, изложенным в документе. [41]
Эта часть концепции отражает цели и задачи программы Электронная Россия. Практика однако показывает, что внедрение электронного документооборота может не сократить, а наоборот, значительно увеличить общее количество документов, а также усложнить процедуру согласования, вследствие облегчения доступа к дополнительному кругу лиц с целью подстраховки. Опыт использования электронного документооборота в системе корпоративного управления свидетельствует о том, что избежать этого можно только при установлении жестких требований к процедурам создания и согласования документов, с осуществлением контроля этого процесса в мониторинговом режиме. Эти задачи должны решаться и при внедрении электронного документоооборота в систему государственного управления. [42]
Используя рабочие встречи по двустороннему сотрудничеству, специалисты стран неоднократно обсуждали проекты документов для заключения контрактов. В результате работы согласованы с организациями стран и переданы Всесоюзному объединению Внештехника полностью подготовленные документы для заключения контрактов с ИИПИ, ФИЕЕ и НИИТ. Контракт с НИПИ уже подписан и вступил в силу. Остальные организации, после изучения предложений ВНИИОЭНГ и собственных возможностей, временно отложили согласование документов до создания соответствующих условий внутри своих стран. [43]