Cтраница 1
Учет конфиденциальных документов прежде всего преследует цель сохранности документов и фиксирования их местонахождения. [1]
Учет конфиденциальных документов централизуется по категориям документов на участках службы КД. Он всегда делится на несколько видов, так называемых учетов, соответствующих стадиям технологической обработки документов в документопотоках и обеспечивающих четкое распределение учетных операций по участкам службы КД. Это позволяет дробить знание тайны фирмы между несколькими независимыми работниками этой службы и осуществлять коллегиальность в контроле за сохранностью документов на каждом участке. [2]
Учет конфиденциальных документов прежде всего преследует цель сохранности документов и фиксирования их местонахождения. [3]
Учет конфиденциальных документов централизуется по категориям документов на участках службы КД, Он всегда делится на несколько видов, так называемых учетов, соответствующих стадиям технологической обработки документов в документопотоках и обеспечивающих четкое распределение учетных операций по участкам службы КД. Это позволяет дробить знание тайны фирмы между несколькими независимыми работниками этой службы и осуществлять коллегиальность в контроле за сохранностью документов на каждом участке. [4]
При любом виде учета конфиденциальных документов выполняются следующие процедуры: индексирование документов; первичная регистрация ( запись) исходных сведений о документе; последующая запись рабочих сведений о документе; формирование справочно-ин-формационного банка данных по документам; ведение ( актуализация) справочно-информационного банка данных; контроль процесса полноты и правильности регистрации документов, сохранности документов и учетных форм. [5]
Итак, основная цель учета конфиденциальных документов - обеспечение их физической сохранности, комплектности и целостности, контроль за доступом к ним персонала, проверка реального наличия документов и аналитическая работа по осведомленности персонала о содержании документов. Справочная работа и контроль исполнения документов, хотя и относятся к стадиям обработки документов, часто не являются основными технологическими процессами. [6]
Следовательно, технологический процесс учета конфиденциальных документов включает в себя ряд процедур, обязательных для любого вида учета и любого типа технологических систем обработки и хранения этих документов. В процессе учета, распределения, рассмотрения, передачи поступивших документов исполнителям и возврате документов выполняется комплекс технологических и ограничительных операций, позволяющих обеспечить физическую сохранность документа и его частей, а также предотвратить разглашение и утечку информации, содержащейся в документе. [7]
Картотека ( журнал опись) инвентарного учета конфиденциальных документов ведется непрерывно. Номера каждого года продолжают номера предыдущих лет. Инвентарный номер указывается на документе в верхнем левом углу на первом и титульном листах, например: Инв. Одновременно может формироваться электронная инвентарная опись конфиденциальных документов. [8]
Картотека ( журнал, опись) инвентарного учета конфиденциальных документов ведется непрерывно. Номера каждого года продолжают номера предыдущих лет. Инвентарный номер указывается на документе в верхнем левом углу на первом и титульном листах, например: Инв. [9]
Следовательно, в предметном и технологическом аспектах учет конфиденциальных документов значительно отличается от регистрации открытых документов и делится на ряд видов, что определяется необходимостью защиты документов от тех угроз, которые могут стать причиной несанкционированного доступа злоумышленника к тайне фирмы. [10]
По истечении срока хранения уничтожаются ( с оформлением акта): дела, включенные в номенклатуру дел, подлинники видео -, аудиодокументов, проекты технических документов, черновики и проекты особо ценных документов, картотеки ( журналы) учета конфиденциальных документов и другие подобные материалы. Акт подписывают члены экспертной комиссии и утверждает первый руководитель фирмы. Уничтожаются ( с оформлением акта) любые электронные документы, описи и учетные формы, находящиеся как в рабочем или архивном массивах компьютера, так и на магнитных носителях, хранимых вне ЭВМ. [11]