Cтраница 4
При изучении документообразования следует обращать внимание на состав документов, целесообразность создания тех или иных видов, выявление излишних или неработающих документов, правил и способов документирования. С этой целью необходимо тщательное ознакомление с инструкцией по делопроизводству, номенклатурой дел, перечнем документов, подлежащих передаче на государственное хранение. Изучаются документы, составленные в структурных подразделениях и хранящиеся в архиве. Данные получают на рабочем месте исполнителя путем непосредственного наблюдения за процессом составления документов. Объектом исследования являются как важные по содержанию документы, так и многочисленные массовые материалы. Выборка единиц осуществляется по номенклатуре дел с определением видов по участкам. Сопроводительные анкеты могут быть в форме карточки для анализа документов и вопросника по документированию. Это обеспечивает комплексный подход при обследовании процесса документирования. Затем приступают к составлению перечня видов и разновидностей документов, необходимых и достаточных для реализации функций управления, с указанием того, в каких случаях и в каких подразделениях какие документы создаются. [46]