Учетная форма

Cтраница 3

При формировании конфиденциальных документов в деладолж-на жестко соблюдаться разрешительная система доступа сотрудников к делам, документам и электронным сведениям, обеспечиваться информационная взаимосвязь местонахождения документа в деле с его предыдущими учетными формами и номерами, строго выполняться инструктивные требования, решающие задачу сохранности дел и документов. [31]

В некрупных предпринимательских фирмах, имеющих небольшой объем конфиденциальных документов, как правило, кратковременного периода ограничения доступа, учет этих документов может осуществляться в соответствии с правилами и в учетных формах открытого делопроизводства. Однако в этом случае конфиденциальные документы дополнительно вносятся в инвентарную опись с валовой нумерацией документов. Этим обеспечивается целенаправленное наблюдение за их сохранностью, движением и наличием, а также своевременным снятием Грифа конфиденциальности. Перемещаются и хранятся эти документы отдельно от документов всего потока. [32]

В некрупных предпринимательских фирмах, имеющих небольшой объем конфиденциальных документов, как правило, кратковремен ного периода ограничения доступа, учет этих документов может осуществляться в соответствии с правилами и в учетных формах открытого делопроизводства. Однако в этом случае конфиденциальные документы дополнительно вносятся в инвентарную опись с валовой нумерацией документов. Этим обеспечивается целенаправленное наблюдение за их сохранностью, движением и наличием, а также своевременным снятием Грифа конфиденциальности. Перемещаются и хранятся эти документы отдельно от документов всего потока. [33]

Следует иметь в виду, что при технологическом различии автоматизированных систем в электронных документах и учетных формах пользователи могут ставить электронную подпись и ежедневный код, а в бумажных экземплярах электронных документов и учетных форм - указывать фамилию и ставить традиционную подпись. Совмещать где-либо эти два вида подписи не допускается. Ввод в автоматизированный банк данных текста электронного конфиденциального документа, документа с дискеты и текста бумажного документа выполняется в тех автоматизированных системах, которые имеют специальное сертифицированное программное обеспечение и защищены соответствующими аппаратными средствами. [34]

В перечень включаются не только поздравительные письма, телеграммы, пригласительные билеты, информация, присылаемая для сведения, но и все документы, проходящие через службу документации и подвергающиеся в отраслевых и функциональных структурных подразделениях и службах оперативному учету в специальных учетных формах. [35]

При любом виде учета конфиденциальных документов выполняются следующие процедуры: индексирование документов; первичная регистрация ( запись) исходных сведений о документе; последующая запись рабочих сведений о документе; формирование справочно-ин-формационного банка данных по документам; ведение ( актуализация) справочно-информационного банка данных; контроль процесса полноты и правильности регистрации документов, сохранности документов и учетных форм. [36]

При выдаче литературы с открытых просмотров ( выставок, дней информации, дней специалиста и др.) учитывается количество выданных и просмотренных экземпляров. Учетными формами, по которым устанавливается выдача, являются дубликаты книжных формуляров, контрольные листки или другие формы, принятые в данной НТВ. [37]

Описания изобретений к авторским свидетельствам и патентам учитываются в нумерационном каталоге. Являясь учетной формой, каталог одновременно служит средством информации о наличии в фонде описаний изобретений. [38]

Большое количество индексаторов, разнообразие документов по тематике и по видам информации, а также необходимость управления работами по индексированию требуют четкого учета объема выполненных работ. С этой целью разработана специальная учетная форма, которая дает возможность вести оперативный и совокупный учет объема выполняемых работ каждым индексатором, анализировать информационные потоки по тематике и виду документов, подводить итоги работ за каждый день, неделю и вести нарастающий учет объема выполняемых работ. [39]

Схема автоматизированной системы информационного обеспечения эколого-экономической безопасности в угольной промышленности. [40]

Система не требует введения дополнительных учетных форм. [41]

При снятии в установленном порядке с документа грифа конфиденциальности и изъятии его из дела нумерация листов дела сохраняется, но отсутствующие листы оговариваются во внутренней описи дела с указанием причины изъятия документа и его нового местонахождения. Одновременно такая же отметка вносится в учетную форму документа. Учетная форма остается в картотеке исполненных конфиденциальных документов за соответствующий год и не Подлежит перемещению в картотеку открытых Документов. [42]

Страницы: 1 2 3