Cтраница 2
Повышению эффективности управления предприятием, обеспечению тесного взаимодействия всех подразделений и служб, участвующих в его деятельности, исключению параллелизма в работе подразделений способствует разработка нормативных документов, регламентирующих их деятельность, четко разграничивающих функции, права и обязанности каждого подразделения, а также отдельных исполнителей с учетом специфических особенностей их деятельности. К числу подобных документов относятся положения о структурных подразделениях предприятия и должностные инструкции работников, согласно которым определяются их место и роль в системе управления предприятием, основные задачи, обязанности, права, ответственность за выполняемую работу. [16]
Структура, цели и задачи, функции службы делопроизводства оговариваются рядом внутренних документов. К числу важнейших организационных документов относятся Положение о службе ( положение о канцелярии), Инструкция по документированию управленческой деятельности организации, должностные инструкции работников службы и табель форм документов, применяемых в организации. [17]
В должностных инструкциях предусматривается взаимозаменяемость работников. Временная замена или возложение дополнительных функций на период отсутствия основного работника ( болезнь, отпуск, длительные командировки и т.п.) допускается распоряжением начальника подразделения с указанием пунктов должностной инструкции основного работника и сроков исполнения. [18]