Cтраница 2
От 5-го положения табулятора печатают реквизиты гриф утверждения и гриф ограничения доступа к документу, а также второй ряд грифов согласования. Если документ имеет несколько грифов согласования, то они располагаются на одном уровне двумя вертикальными рядами. В таком случае первый ряд грифов согласования располагается от 0-го, а второй - от 5-го положения табулятора. [16]
Реквизиты Герб РФ, герб субъекта РФ, эмблема организации и гриф ограничения доступа к документу рекомендуется располагать на верхнем поле документа, на расстоянии не менее 3 мм. Бланки следует изготавливать на бумаге, предназначенной для работы с печатающими устройствами ( лазерными и струйными), копировальным оборудованием, факсимильными аппаратами, пишущими машинками. [17]
От 5-го положения табулятора ( 40 знаков от границы левого поля) печатают гриф ограничения доступа к документу; отметку о поступлении документа. [18]
От 5-го положения табулятора ( 40 знаков от границы левого поля) печатают: гриф ограничения доступа к документу; гриф утверждения: второй гриф согласования; надпись на приложении к документу с указанием номера приложения. [19]
КД при первичной обработке поступающих документов, если конфиденциальный для фирмы документ не имеет грифа ограничения доступа. [20]
Номенклатура конфиденциальных дел, составляемая как самостоятельный документ или приложение к общей номенклатуре дел фирмы, должна иметь гриф ограничения доступа, соответствующий уровню конфиденциальности содержащихся в ней дел и документов. Она учитывается как любой внутренний конфиденциальный документ по картотеке подготовленных документов. [21]
В регистрационную карточку БД вносятся сведения о номере дела ( папки), в которое подшит исполненный документ, что позволяет составлять внутренние описи дел, передающихся на архивное хранение или дел, имеющих гриф ограничения доступа к документу. [22]
ОКПО; 5 - код документа по ОКУД; 6 - наименование министерства или ведомства; 7 - наименование организации; 8 - наименование структурного подразделения; 9 - индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, телефона, номер счета в банке; 10 - название вида документа; 11 - дата; 12 - индекс; 13 - ссылка на индекс и дату входящего документа; 14 - место составления или издания документа; 15 - гриф ограничения доступа к документу; 16 - адресат; 17 - гриф утверждения; 18 - резолюция; 19 - заголовок к тексту; 20 - отметка о контроле; 21 - текст; 22 - отметка о наличии приложения; 23 - подпись; 24 - гриф согласования; 25 - визы; 26 - печать; 27 - отметка о заверении копии; 28 - фамилия исполнителя и номер его телефона; 29 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 30 - отметка о переносе данных на машинный носитель; 31 - отметка о поступлении. [23]
Рассмотрим перечень реквизитов, установленных формуляром-образцом ГОСТ Р 6.30 - 97: 1 - Государственный герб Российской Федерации; 2 - герб субъекта Российской Федерации; 3 - эмблема организации ( предприятия) или товарный знак ( знак обслуживания); 4 - код организации ( предприятия); 5 - код формы документа; 6 - наименование организации ( предприятия); 7 - справочные данные об организации ( предприятии); 8 - наименование вида документа; 9 - дата документа; 10 - регистрационный номер документа; 11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 12 - место составления или издания документа; 13 - гриф ограничения доступа к документу; 14 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 16 - резолюция; 17 - заголовок к тексту; 18 - отметка о контроле; 19 - текст документа; 20 - отметка о наличии приложения; 21 - подпись; 22 - гриф согласования документа; 23 - визы согласования документа; 24 - печать; 25 - отметка о заверении копии; 26 - отметка об исполнителе; 27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 28 - отметка о поступлении документа в организацию ( на предприятие); 29 - отметка для автоматического поиска документа. [24]
Гриф ограничения доступа к документу ( отметки секретно, конфиденциально, для служебного пользования ( ДСП) или отметки, устанавливающие различные степени секретности или уровни конфиденциальности и др.) проставляется на первом листе документа на верхнем поле справа. [25]
Служебное поле документа - часть документа, предназначенная для закрепления документа в технических средствах и средствах хранения документов, а также для нанесения специальных изображений. На служебных полях делового письма размещают номера страниц, гриф ограничения доступа, гербы и эмблемы, отметку о постановке исполнения документа на контроль. [26]
С резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения. Перемещение документов между исполнителями может осуществляться без расписок, за исключением документов, имеющих гриф ограничения доступа. [27]
Документы второй группы сравниваются с перечнем сведений, отнесенных к категории конфиденциальных. При совпадении содержания или его элементов, темы поступившего документа с одной из позиций перечня сотрудник ставит на документе гриф ограничения доступа необходимого уровня конфиденциальности, указывает срок его действия и условия снятия, приведенные в перечне. Внесенные сведения заверяются подписями работника службы КД и руководителя этой службы. Документы, отнесенные к категории конфиденциальных ( в том числе электронные, факсимильные и др.), вносятся в журнал ( опись) учета пакетов с целью включения их в первичную систему обеспечения безопасности информационных ресурсов фирмы. Документы, не содержащие конфиденциальных сведений, передаются для дальнейшей обработки сотруднику службы открытой документации. Если документ поступил с грифом ограничения доступа, то этот гриф не может быть снят даже в случае, если документ не входит в число конфиденциальных для данной фирмы. [28]
Все пакеты, конверты, а также незаконвертованные документы, поступающие по любой линии связи ( в том числе получаемые от посетителей), должны приниматься только работником службы КД, а в небольших фирмах - секретарем-референтом первого руководителя. Это связано прежде всего с трудностью выделения конфиденциальных документов из общего потока корреспонденции - как правило, на пакетах, конвертах и часто на самих документах отправитель не ставит гриф конфиденциальности. Подобное явление объясняется не только сугубо индивидуальным подходом отправителя к присвоению информации статуса конфиденциальной, но и его нежеланием обращать внимание посторонних лиц на гриф ограничения доступа. [29]
Документы второй группы сравниваются с перечнем сведений, отнесенных к категории конфиденциальных. При совпадении содержания или его элементов, темы поступившего документа с одной из позиций перечня сотрудник ставит на документе гриф ограничения доступа необходимого уровня конфиденциальности, указывает срок его действия и условия снятия, приведенные в перечне. Внесенные сведения заверяются подписями работника службы КД и руководителя этой службы. Документы, отнесенные к категории конфиденциальных ( в том числе электронные, факсимильные и др.), вносятся в журнал ( опись) учета пакетов с целью включения их в первичную систему обеспечения безопасности информационных ресурсов фирмы. Документы, не содержащие конфиденциальных сведений, передаются для дальнейшей обработки сотруднику службы открытой документации. Если документ поступил с грифом ограничения доступа, то этот гриф не может быть снят даже в случае, если документ не входит в число конфиденциальных для данной фирмы. [30]