Cтраница 2
Описи на дела постоянного хранения и на дела временного хранения ( свыше 10 лет) составляются отдельно. [16]
Годовые разделы описей на дела постоянного хранения составляются в четырех экземплярах, на дела временного хранения ( свыше 10 лет) - в двух экземплярах. Все экземпляры заверяются ответственным лицом, утверждаются комиссией, подписываются председателем ЭК и согласовываются с руководителем учреждения. [17]
По окончании делопроизводственного года дела постоянного и временного хранения ( свыше 10 лет), а также дела временного хранения ( до 10 лет) по указанию руководства организации передаются в архив организации. В ряде случаев документы могут передаваться на хранение в ведомственный или государственный архивы. Процедура передачи дел, порядок использования документов, хранящихся в архивах, оговорены в нормативных документах. [18]
Документы, как уже говорилось, принимают в архив после проведения экспертизы ценности и оформления дел постоянного и временного хранения ( свыше 10 лет) по описям, одобренным экспертной комиссией организации. Дела временного хранения ( до 10 лет включительно) принимают по номенклатурам дел. [19]
При передаче документов на государственное хранение описи должны иметь оглавление, список сокращенных слов, предисловие, указатели, заверительный лист. Опись на дела временного хранения ( свыше 10 лет) состоит из тех же элементов. Заглавный лист описи составляется при первой передаче дел в государственный архив. [20]
Прежде всего, выявляется наличие всех дел в соответствии с номенклатурой дел за обрабатываемый год. В делах проверяется правильность формирования, т.е. не попали ли документы с постоянным сроком хранения в дела временного хранения. Затем выделяются дела временного ( до 10 лет включительно) хранения. [21]
Сдача дел в архив учреждения ведется по графику, утвержденному руководством учреждения. В архив учреждения передаются дела постоянного и временного хранения ( свыше 10 лет) через год после завершения их в делопроизводстве структурных подразделений. Дела временного хранения ( до 10 лет включительно) передаются в архив учреждения по усмотрению руководства учреждения. [22]
Дела постоянного и временного ( свыше 10 лет) хранения и по личному составу передаются в ведомственный архив. Передача их осуществляется по описям. Дела временного хранения ( до 10 лет) хранятся централизованно в организации, а по истечении срока хранения уничтожаются с разрешения архивной организации. [23]
Сдача дел в архив учреждения ведется по графику, утвержденному руководством учреждения. В архив передают дела постоянного и долговременного хранения через год после их завершения в делопроизводстве структурных подразделений. Дела временного хранения передают в архив учреждения по усмотрению руководства учреждения. [24]
Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров, корешками на обе стороны. Дела в ведомственный архив доставляются сотрудниками бухгалтерии. Бухгалтерия вместе с делами передает в ведомственный архив картотеки учета в подшитом виде вместе с реестром карточек. Дела временного хранения ( до 10 лет) передаются в ведомственный архив по номенклатуре дел. [25]