Сроковая картотека

Cтраница 1

Сроковая картотека ( рис. 40) служит для контроля за исполнением документов. Она содержит ряд секций 2 по числу дней месяца. По шкале может перемещаться указатель 3, устанавливаемый на соответствующее число. В секции картотеки закладывают регистрационные карты документов в соответствии с установленными сроками их исполнения. После исполнения документа регистрационную карту вынимают из картотеки. [2]

Рассмотрим сначала сроковую картотеку. Для ведения контроля в ручном режиме используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 подвижными ( картонными или пластмассовыми) разделителями. За 32 - й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых приходится на следующий месяц. В последних числах месяца ( за 2 - 3 дня) эти карточки расставляют по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения. [3]

Как строится и ведется сроковая картотека. [4]

Таким образом, по сроковой картотеке легко можно узнать, что на какой день должно быть исполнено. [5]

Одна из главных обязанностей инспектора по контролю ( или секретаря в небольшой фирме) - в начале рабочего дня вынуть из сроковой картотеки карточки на все задания текущего дня и проверить, будут ли они исполнены сегодня. Это может быть личный опрос, опрос по телефону и т.п. Если выполнение какого-либо задания срывается и необходим перенос срока исполнения, об этом докладывается руководителю. Срок исполнения может быть изменен только лицом, его ранее установившим. [6]

Форму контроля выбирают исходя из возможностей учреждения. Это может быть ручная сроковая картотека, но сегодня все чаще используется автоматизированная система контроля исполнения документов. [7]

Количество экземпляров регистрационной карточки на документ обычно составляет 2 - 3 экземпляра. Один помещается в сроковую картотеку, другой - в информационно-справочную, третий может быть передан исполнителю вместе с документом. [8]

Чаще всего в практике применяется расположение карт по срокам исполнения. Для этой цели используются специальные сроковые картотеки из 33 отделений, по числу дней в месяце и двух дополнительных отделений - нулевого для карт на документы, исполнение которых первоначально намечалось в предыдущем месяце, и тридцать третьего - для документов, исполнение которых намечено на следующий месяц или на другой длительный срок. Контролер ежедневно просматривает массив карт и подготавливает на следующий день те карты и материалы к ним, которые по срокам или в соответствии с программой проверки исполнения должны быть проверены. [9]

Одним из важных этапов работы с обращениями граждан является организация по ним информационно-справочной работы. Одновременно с постановкой одного экземпляра регистрационно-контрольной карточки в сроковую картотеку другой экземпляр карточки ставится в справочную картотеку, построенную в порядке алфавита фамилий заявителей. [10]

Количество экземпляров заполняемых регистрационных карточек определяется учреждением. Как правило, таких карточек заполняется, как минимум, две. Заполнив карточку, одну из них помещают в сроковую картотеку, другую - в информационно-справочную, а документ передают исполнителю для работы с ним. Но чаще изготавливают три экземпляра карточки. Из них два ставят в картотеки ( справочную и контрольную), а третий экземпляр передают с документом исполнителю. Если справочные картотеки строят по различным признакам, например, по корреспондентам, регионам или по вопросам, то соответственно увеличивают количество карточек, чтобы экземпляров хватило для каждой картотеки. [11]

Иными методами контролируется исходящая из организации документация. Ее целесообразно контролировать децентрализованно, в соответствующих структурных подразделениях по исполнителям, которые готовили необходимые документы и заинтересованы в скорейшем получении ответа. Техника контроля в данном случае проста. В сроковую картотеку или в папку-регистратор, каждая из которых имеет 31 ячейку, вкладываются копии документов, на которые должны быть получены ответы. [12]

По всем назначенным на данный участок изделиям ему передаются производственные спецификации ( по табл. 35), в которых указаны сроки выпуска и запуска изделий. Одновременно со спецификациями для каждого изделия спускаются требования на получение материала ( заготовок, деталей), а иногда и рабочие наряды на все операции технологического процесса. Такой порядок централизованной выписки документов, применяемый на наших передовых заводах, способствует укреплению технологической дисциплины и позволяет резко усилить контроль за расходованием средств в производстве. Полученные на участок требования раскладываются по датам запуска в контрольной картотеке сроков, находящейся в правой части распределительной картотеки ( фиг. Ежедневно накануне дня запуска распределитель вынимает из сроковой картотеки соответствующие требования для получения необходимых материалов и одновременно выписывает ( или при предварительной централизованной выписке документов подбирает) рабочий наряд на первую операцию. Таким образом обеспечивается своевременный запуск деталей на первую операцию. После выдачи наряда в работу или после окончания очередной операции распределитель выписывает ( или подбирает) наряд на следующую и, действуя таким же порядком, как для первой операции, назначает для нее рабочее место. Эту задачу необходимо решать так, чтобы разрыв времени между окончанием одной и началом следующей операции не превысил регламентированного времени межоперационного пролеживания. [13]

Страницы: 1