Cтраница 1
Ведомственный архив принимает на хранение дела от канцелярии учреждения или структурных подразделений, а также от подчиненных организаций и предприятий, если это установлено положением об архцве или приказом руководителя учреждения. В архив сдают дела профсоюзной и других общественных организаций: группы народного контроля, первичной организации ДОСААФ и др. Документы партийной и комсомольской организаций в архив учреждения не передают. [1]
В ведомственный архив передаются дела постоянного и временного ( свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача происходит только по описям. [2]
В ведомственный архив вместе с делами передаются регистрационные карточки на документы по согласованию с архивом. [3]
Дела принимаются работником ведомственного архива в присутствии сотрудника бухгалтерии. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. После приема всех дел по описи в конце каждого экземпляра описи делается заверительная надпись с указанием цифрами и прописью фактического количества дел, переданных в архив и номера отсутствующих дел, если такие будут. Под заверительной надписью ставится дата приема-передачи дел и подписи лиц, осуществлявших ее. [4]
Основные правила работы ведомственных архивов: Правила условно можно разделить на две части. [5]
Если в организации есть ведомственный архив, бухгалтерия как структурное подразделение должна представить в ведомственный архив опись дел через год после завершения дел в делопроизводстве. [6]
Направляем Вам согласованный с ведомственным архивом проект номенклатуры дел ( род. [7]
Кодификационные тематические карточки могут использоваться ведомственным архивом для организации поиска документов по вопросам. [8]
Подготовка конфиденциальных дел к передаче в ведомственный архив ( архив фирмы) технологически не отличается от аналогичной работы с делами открытого доступа. [9]
В состав ЦЭК включаются: заведующий ведомственным архивом ( ответственный за архив) - секретарь комиссии, представитель делопроизводственной службы министерства, ведомства, представитель соответствующего архивного учреждения. [10]
Такой специалист предназначен для работы в государственных и ведомственных архивах. Наряду с историческими дисциплинами он должен хорошо знать теорию и практику архивного дела, современные методы архивной работы, в том числе информационно-поисковые системы, и уметь их использовать в своей работе, включая автоматизированные системы, действующие на базе электронно-вычислительной техники. Так что бытующее у некоторых представление об архивариусе как специалисте с очками на носу и пыльной книгой в руке очень далеко от действительности. [11]
Вместе с делами из структурных подразделений в ведомственный архив передаются регистрационно-контрольные карточки на документы, регистрационные журналы и другие регистрационные формы, которые включаются в опись как отдельные единицы хранения. [12]
При подготовке дела к хранению или сдаче в ведомственный архив эти элементы уточняются и дополняются. [13]
На обложке может проставляться карандашом по согласованию с ведомственным архивом номер дела по описи, номер описи и фонда. [14]
На основе описей дел бухгалтерии и других структурных подразделений ведомственный архив составляет годовые разделы сводной описи дел учреждения и по ней ведомственный архив будет передавать дела на постоянное хранение в государственный архив в соответствии с установленными правилами. [15]