Cтраница 3
При составлении номенклатуры дел предприятиям необходимо учитывать требования, содержащиеся в Государственной системе документационного обеспечения управления, Основных правилах работы ведомственных архивов, Положении об Архивном фонде РФ. Номенклатура дел разрабатывается специалистами, ответственными за организацию работы с документами. Номенклатура дел уточняется в конце каждого календарного года, перепечатывается, рассматривается и утверждается руководителем предприятия, вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Пример фрагмента номенклатуры дел приводится на рис. 7.1. Графа Количество томов заполняется по окончании года. Если Дело разбухло задолго до окончания года и стало толще 30 - 40 мм ( примерно 250 страниц), пользоваться им становится не очень удобно. [31]
На основе описей дел бухгалтерии и других структурных подразделений ведомственный архив составляет годовые разделы сводной описи дел учреждения и по ней ведомственный архив будет передавать дела на постоянное хранение в государственный архив в соответствии с установленными правилами. [32]
Для упорядочения, систематизации и закрепления перечня заголовков кадровых документов составляется опись в трех экземплярах: один передается вместе с делами в ведомственный архив, второй прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, третий остается в качестве контрольного экземпляра в учреждении. На кадровые документы постоянного и долговременного сроков хранения составляются отдельные описи. [33]
Временное хранение документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации осуществляют органы государственной власти, государственные учреждения, организации и предприятия в создаваемых ими ведомственных архивах. По истечении предельных сроков временного хранения документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации в упорядоченном состоянии, с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховочными копиями на особо ценные и уникальные документы, передаются на постоянное хранение в учреждения Росархива. Все работы, связанные с подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, в т.ч. изготовление страховочных копий, выполняются за счет средств субъектов, сдающих документы. [34]
В организациях, имеющих большой объем документов по каждому структурному подразделению, описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно каждым подразделением под непосредственным методическим руководством ведомственного архива. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи организации, которую готовит ведомственный архив и по которой он сдает дела на государственное хранение. В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел допускается включать в опись дела за несколько лет. Описи дел по личному составу ( личных дел) могут составляться за несколько лет со сплошной нумерацией дел. [35]
Проект сводной номенклатуры дел учреждения, куда номенклатура дел бухгалтерии входит как составная часть, рассматривается и одобряется ЦЭК ( ЭК) учреждения, визируется заведующим ведомственным архивом, после чего направляется на согласование в государственный архив, если документы поступают на государственное хранение. После согласования номенклатура дел утверждается руководителем учреждения. [36]
В нашей стране ведется создание Типовой системы дркументацион-ного обеспечения ( ТСДО) центрального аппарата министерств и ведомств, проводятся мероприятия по внедрению автоматизированной поисковой системы в ведомственных архивах, разрабатывается экспериментальная модель автоматизированной системы подготовки и обработки документов. [37]
Кадровые документы ( дела) могут быть уничтожены только после того, как описи на документы кадровой службы постоянного хранения за соответствующий период утверждены и переданы в ведомственный архив учреждения. [38]
Отбор документов на постоянное, временное хранение и на уничтожение должен проводиться в соответствии с действующими правилами работы государственных, муниципальных архивов, правилами работы архивов ( ведомственных архивов), а также указаниями Росархива и архивных органов субъектов Российской Федерации. [39]
Законченные делопроизводством кадровые документы постоянного, временного ( свыше 10 лет) срока хранения после окончания календарного года, в котором они были оформлены, подготавливаются к передаче в ведомственный архив. Предархивная подготовка дел включает две процедуры: оформление и описание дел. [40]
На обложке дела постоянного хранения в соответствии с требованиями ГОСТа в верхней части перед названием учреждения оставляют место для наименования государственного архива, в который дела будут переданы из ведомственного архива. [41]