Cтраница 2
В пособии описывается детальная технология, контроль исполнения документов по срокам и по существу вопроса, в том числе в автоматизированном режиме, а также организация поисково-справочного аппарата как мобильного средства для оперативного извлечения необходимой информации по контролю и состоянию исполнительской дисциплины. Определенное место уделяется вопросам организационного н информационного обеспечения О АСУ, а также работе с письмами граждан как достаточно объемной по документному уровню управленческой деятельности. Приводится примерный классификатор категорий и вопросов обращений граждан в сфере организации трудового процесса. [16]
Регистрация документов, в-третьих, преследует цель контроля исполнения документов. [17]
Контроль как одна из функций управления включает: 1) контроль исполнения документов по существу поставленных в них вопросов; 2) контроль за сроками исполнения документов; 3) контроль за соответствием формы документов требованиям ЕГСД и государственных стандартов. [18]
Отметка о контроле ставится должностным лицом или подразделением, осуществляющим контроль исполнения документов. Отметка о контроле проставляется на поле документа рядом с заголовком в виде буквы К, слова КОНТРОЛЬ или контрольного штампа. [19]
Отметка о контроле ставится должностным лицом или подразделением, осуществляющим контроль исполнения документов. [20]
Руководители структурных подразделений Общества обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль качественного исполнения документов по существу вопроса. [21]
При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнении или перемещении работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным начальником и ОДиКД все контролируемые документы. [22]
Для регистрации всех видов документов ( входящих, внутренних, исходящих) применяется единая регистрационная карта, обеспечивающая учет, поиск и контроль исполнения документов. На одной стороне карты регистрируется входящий инициативный или ответный документ, на другой - исходящий инициативный или ответный документ и внутренние документы. [23]
Должен знать: постановления, распоряжения, приказы, методические и нормативные материалы по организации делопроизводства на предприятии; формы и методы контроля исполнения документов; структуру предприятия и его подразделений; стандарты унифицированной системы делопроизводства, организационно-распорядительную документацию; основы трудового законодательства; основы экономики, организации труда и управления; средства вычислительной техники, коммуникаций и связи; правила и нормы охраны труда. [24]
В соответствии с этой задачей в методическом пособии рассматриваются общие теоретические проблемы делопроизводства, вопросы организации делопроизводственной службы и документооборота, регистрации и контроля исполнения документов, организация их хранения, механизация документационных процессов. [25]
В связи с этим секретарь организации обязан своевременно учитывать документацию, предварительно анализировать ее, организовывать работу по оперативному поиску, правильному оформлению, формированию дел и их хранению, контролю исполнения документов, их размножению. Выполнение этих обязанностей способствует эффективному циркулированию информации в учреждении, высвобождению руководителя от оперативных, вспомогательных функций, эффективному принятию им управленческих решений и контролю за их выполнением, повышению культуры управленческой деятельности руководителя и сотрудников организации. [26]
Подразделение по контролю исполнения осуществляет оперативный контроль за исполнением документов в структурных частях и своевременно информирует руководство учреждения о ходе их исполнения; осуществляет контроль за сроками исполнения поручений руководства учреждений; проводит анализ контроля исполнения документов и готовит справки для руководства. [27]
Для того, чтобы информация в этой структуре оказывалась именно оперативной, а не просто набором пассивных чисел и текстов, в интегрированной среде имеются небольшие пакеты, обеспечивающие автоматическую привязку ко времени: пакеты контроля исполнения документов, сетевого планирования, календарная картотека. Эти пакеты являются надстройкой над базовым уровнем системы МАСТЕР, созданной с помощью встроенного - в систему инструментального языка Мастер. Они работают с базами данных, содержащими карточки, и позволяют делать выборки карточек по времени, по исполнителям, по темам, представлять структуру работ на экране в виде сетевого графика. Таким образом, вся эта интегрированная среда оказывается хорошим подспорьем при работе с оперативной информацией и текущим планированием. [28]
Должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся организации делопроизводства в организации, учета личного состава, оформления пенсий, ведения и хранения трудовых книжек и личных дел работников организации; формы и методы контроля исполнения документов; структуру организации и ее подразделений; стандарты унифицированной системы документационного обеспечения управления, организационно-распорядительную документацию; действующее законодательство о приеме, переводе и увольнении работников; порядок учета движения кадров и составления отчетности о состоянии трудовой дисциплины; порядок установления наименования профессий рабочих и должностей служащих, общего и непрерывного стажа определенной работы, основы экономики, организации труда и управления; законодательство о труде и охране труда Российской Федерации; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда-техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты. [29]
Инструкция по делопроизводству должна содержать следующие разделы: общие положения; нормативы и регламенты в части делопроизводства; подготовка и оформление ОРД; документирование коллегиальной деятельности; требования к машинописному оформлению документов; организация движения документов; работа с входящими документами; работа с исходящими документами; работа с внутренними документами; индексация документов; регистрация документов; контроль исполнения документов; составление номенклатур дел; экспертиза ценности документов; оформление дел и передача их в архив; порядок тиражирования документов; работа с телеграммами, телефонограммами, телетайпограммами; организация труда делопроизводственного персонала; механизация делопроизводственного труда. [30]