Cтраница 3
Контроль исполнения документов улучшает и удешевляет работу советских учреждений, помогает бороться с бюрократизмом и волокитой, повышает ответственность и дисциплину служащих, способствует соблюдению законности, своевременному и фактическому исполнению решений партии и правительства. Вопросам совершенствования контроля исполнения посвящен ряд постановлений партийных и советских органов. [31]
Справочная работа и контроль исполнения документов, хотя и относятся к стадиям обработки документов, часто не являются основными технологическими процессами. [32]
Итак, основная цель учета конфиденциальных документов - обеспечение их физической сохранности, комплектности и целостности, контроль за доступом к ним персонала, проверка реального наличия документов и аналитическая работа по осведомленности персонала о содержании документов. Справочная работа и контроль исполнения документов, хотя и относятся к стадиям обработки документов, часто не являются основными технологическими процессами. [33]
Регистрационные журналы удобны при сравнительно небольших объемах информации, поскольку получение справки о поступлении документа и его нахождении по журналу достаточно трудоемко. По журналу сложно вести контроль исполнения документов, прскольку каждое перемещение документа требует новой записи в журнале, а поиск слабо упорядоченных записей, повторяем, трудоемок. [34]
Одна из важнейших функций в организации работы с документами - учет документов, который обеспечивается их регистрацией - записью учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получения. Кроме того, регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, а также вести поиск документов по запросам подразделений и работников учреждения. [35]
Начальник канцелярии осуществляет общее руководство всей деятельностью канцелярии; организует подготовку справок, материалов и различной информации руководителю учреждения и его заместителям; организует работу делопроизводственного персонала; проверяет и рассматривает всю корреспонденцию. Ему подчинены непосредственно подразделения по рационализации делопроизводства и контролю исполнения документов, помощники и секретари-стенографистки заместителей руководителя учреждения. [36]
Форму контроля выбирают исходя из возможностей учреждения. Это может быть ручная сроковая картотека, но сегодня все чаще используется автоматизированная система контроля исполнения документов. [37]
Контроль за исполнением документов осуществляется руководителями учреждениями, его структурных частей или уполномоченными ими лицами. Непосредственный контроль исполнения документов осуществляет специальная контрольная или инспекторская группа, которая систематически следит за проверкой состояния контроля исполнения документов и поручений руководства, ежемесячно составляет сводки и докладывает о них руководству учреждения. [38]
Для документационного обеспечения работы любого учреждения или предприятия фирмы, в рамках организационной структуры управления предусматривается делопроизводственная служба. Основными функциями службы являются: прием, первоначальная обработка, учет и отправка корреспонденции, печатание, размножение и контроль исполнения документов, формирование дел и текущее хранение документов, подготовка документов для сдачи в архив. Делопроизводственная служба обязана также осуществлять методическое руководство делопроизводством в структурных подразделениях организации. [39]
Так, регистрация означает запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения; контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих их своевременное исполнение; формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел ( систематизированным перечнем наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке) и систематиза-ция документов внутри дела. [40]
С учетом основных направлений совершенствования делопроизводства, на основе выявленных в ходе обследования организации недостатков формулируются цели, задачи и основные направления рационального построения документационного обеспечения управления. Как правило, предполагаемая работа включает унификацию документов учреждения; рациональную организацию технологического процесса обработки документной информации; систему построения учет-но-справочного аппарата по документам; совершенствование контроля исполнения документов; систематизацию и хранение документов; организацию делопроизводственной службы; механизацию делопроизводственных процессов. В соответствии с этим составляется рабочий план, определяющий конкретные виды работ по рационализации системы документационного обеспечения, назначаются исполнители и сроки исполнения. [41]
В ЕГСД были сформулированы общие правила документирования управленческой деятельности, приведены принципы унификации документации, даны рекомендации по структуре делопроизводственных служб, определены их функции, изложены основы контроля исполнения документов, механизации делопроизводственных процессов. [42]