Cтраница 1
Документы учреждения, как правило, оформляются на бланках. Бланк - это лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию. [1]
На бланках документов учреждений, организаций и предприятий союзных и автономных республик реквизиты 6 - 10 и 14 могут печататься на национальных и русском языках. На бланках с угловым расположением реквизитов сначала печатают реквизиты на национальных языках, а ниже - на русском. На бланках с продольным расположением реквизитов слева печатают реквизиты на национальных языках, справа - на русском. [2]
При централизованной системе все документы учреждения и все операции, связанные с ними ( прием, регистрация, контроль исполнения, отправка документов, их формирование в дела), осуществляются одной структурной частью учреждения или одним лицом. [3]
Значение и практическая ценность документов учреждения ( организации, предприятия) различны. Одни документы используются длительное время для спра-вочно-информационной работы, другие очень быстро утрачивают свою значимость. [4]
Работу по организации и обработке документов учреждения, начиная с получения и до отправки, регулирует заведующий экспедицией, который обязан: организовать прием и обработку входящей и исходящей корреспонденции; следить за правильностью сортировки и отправки по внутренним адресам входящих документов; контролировать оформление исходящих документов и своевременную их отправку по внешним адресам. [5]
Если в корреспонденции имеются ссылки на документы учреждения, которому она адресована, такие документы подбираются референтой или секретарем и передаются вместе с доставленной корреспонденцией на рассмотрение. Решение о характере исполнения документа оформляется резолюцией руководства. В ней указывается, кому документ направляется, содержание исполнения, срок исполнения ( если он не указан в документе), подпись руководителя и дата. Если исполнение поручается нескольким лицам, фамилия ответственного указывается первой или подчеркивается. [6]
Для решения вопросов обеспечения сохранности и места хранения документов ликвидируемых, реорганизуемых учреждений, организаций, предприятий в состав комиссий, образуемых для передачи дел и имущества, включаются представители архивных органов и учреждений Новосибирской области. [7]
Существенно расширяют возможности поиска полнотекстовые базы данных по документам учреждения. Эта форма работы с электронными копиями документов в последнее время получает все большее распространение. [8]
Для ответа на такие вопросы информационно-поисковая система должна охватывать весь массив документов учреждения. [9]
По окончании делопроизводственного года производится сортировка по делам всей базы данных о документах учреждения, сформировавшейся в течение года в процессе регистрации документов. Данные о документах организации за истекший год используются для составления описи всех документов, сгруппированных по делам. Для дел постоянного и долговременного хранения такой список документов дела распечатывается в виде внутренней описи и подшивается в начале дела. [10]
Поставленной считается продукция: а) отгруженная покупателю со дня сдачи ее органу транспорта или связи, обозначенному штемпелем на транспортной накладной или документе учреждения связи; б) принятая на складе поставщика покупателем для отправки ее собственным транспортом покупателя со дня подписания представителем последнего приемо-сдаточного акта или его расписки в получении продукции. Исключение составляет поставка леса сплавом: лес считается поставленным не с момента его отправки, а с момента прибытия к конечному сплавному пункту. [11]
Сам процесс регистрации - это снятие ( перенос) с документа показателей ( реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму ( журнал, картотеку, ПЭВМ), что позволяет создать базу данных о документах учреждения. Таким образом в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения. Это является основой следующих этапов работы с документами: контроля за сроками их исполнения и информационно-справочной работы по документам. [12]
Секретарь получает, регистрирует и представляет корреспонденцию руководителю структурного подразделения; согласно резолюции руководителя - начальника отдела - передает документы исполнителям; контролирует сроки исполнения документов, о случаях нарушения сроков докладывает руководителю; проверяет правильность оформления исходящей корреспонденции, наличие приложений к ней, регистрирует и передает ее в экспедицию; ведет переговоры по телефону, принимает и передает телефонограммы; дает справки ( в устной форме) по документам учреждения; принимает документы для печати в машинописном бюро; организует совещания. [13]
Конкретно и по срокам исполнения контролируются: Законы Верховного Совета СССР, союзных и автономных республик, указы Президиума Верховного Совета СССР, союзных и автономных республик - по указанному в них сроку; постановления - по указанному в них сроку; постановления и директивы Советов Министров СССР, союзных и автономных республик со сроком исполнения не позже 10 дней или во указанному в них сроку, материалы Президиума Совета Министров СССР - 1 - 3 дней; решения и распоряжения Советов народных депутатов и их исполкомов - по указанному в них сроку; запросы и письма народных депутатов, не требующие дополнительной проверки, - безотлагательно ( 30 дней - по письмам депутатов Верховного Совета СССР, 5 дней - по письмам и запросам депутатов местных Советов народных депутатов); приказы руководителя учреждения - по указанному в них сроку; решения коллегии - по указанному в них сроку; документы вышестоящей организации - 10 дней; документы учреждений с резолюцией руководства - 10 дней; исходящие и входящие по основным вопросам деятельности - по указанному в них сроку. [14]
В 2009 году документы нобелевских учреждений, по прошествии пятидесяти лет хранения, будут раскрыты для исследователей, и мир узнает, чьи номинации привели в 1958 году к еще одному триумфу советской науки. [15]