Документ - учреждение
Cтраница 2
В общем массиве документов учреждения имеются документы, отражающие основную деятельность учреждения ( уставы, положения, штатные расписания, приказы, перспективные и годовые планы, годовые и сводные отчеты, доклады, обзоры. Документов второго вида значительно больше. Некоторые из них имеют долговременное справочное значение / документы по личному составу), другие теряют свое значение через 1 - 5 лет. [16]
С учетом основных направлений совершенствования делопроизводства, на основе выявленных в ходе обследования организации недостатков формулируются цели, задачи и основные направления рационального построения документационного обеспечения управления. Как правило, предполагаемая работа включает унификацию документов учреждения; рациональную организацию технологического процесса обработки документной информации; систему построения учет-но-справочного аппарата по документам; совершенствование контроля исполнения документов; систематизацию и хранение документов; организацию делопроизводственной службы; механизацию делопроизводственных процессов. В соответствии с этим составляется рабочий план, определяющий конкретные виды работ по рационализации системы документационного обеспечения, назначаются исполнители и сроки исполнения. [17]
Сам процесс регистрации - это снятие ( перенос) с документа показателей ( реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму ( журнал, картотеку, ПЭВМ), что позволяет создать базу данных о документах учреждения. Таким образом в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения. Это является основой следующих этапов работы с документами: контроля за сроками их исполнения и информационно-справочной работы по документам. [18]
 |
Структура законодательной и нормативной базы делопроизводства. [19] |
Законы Об акционерных обществах, Об обществах с ограниченной ответственностью определяют обязанности обществ по хранению документов. Эта норма увязана с требованиями Основ законодательства об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, согласно которым многие документы учреждений, организаций и предприятий по истечении установленного срока должны передаваться на хранение в государственные архивы. [20]
Общее число приводимых в монографии документов выражается трехзначными числами. Подавляющее их большинство публикуется впервые. Наряду с источниками из отечественных хранилищ, преимущественно из архивов ЦК ВКП ( б) - КПСС, здесь используются также рассекреченные, на год издания книги, документы учреждений Нобелевского фонда, по 1949 год включительно. [21]
Следует выяснить, имеются ли должностные инструкции для служащих делопроизводственного аппарата, каким образом разграничены в них обязанности сотрудников и насколько точно они выполняются в действительности. Разграничение функций устраняет обезличку в работе и повышает чувство ответственности у каждого работника. Важно установить также, соответствуют ли функции, выполняемые сотрудниками, их должностям, поскольку на практике помощники руководителя, референты часто занимаются той же технической работой, что и секретари, делопроизводители. Основными вопросами программы обследования документации являются перечень документов учреждения, применяемых по каждой функции, задаче управления, их целевое назначение; объем документации ( количество документов, их динамика в пределах года); объем информации, содержащейся в документах, состав показателей документов и степень их использования; сроки, периодичность, порядок подготовки, оформления документов; удельный вес условно-постоянной и переменной документной информации; количество экземпляров документов. [22]
Страницы: 1 2