Cтраница 2
Согласно американским служебным документам, он предназначен для уничтожения живой силы противника путем заражения паром приземного слоя атмосферы. Веществом GB снаряжают табельные химические боеприпасы группы А, в том числе артиллерийские снаряды ствольной н реактивной артиллерии, включая корабельную, авиационные бомбы и кассеты, боевые части оперативно-тактических ракет. [16]
Определение служебный документ само по себе не дает достаточно четкого представления о характере или типе документа. Тем не менее оно позволяет разграничить две сферы общественной практики, где документирование применяется исключительно широко - - административно-управленческую и научную ( научно-техническую) деятельность. [17]
Все служебные документы составляются от имени юридического лица и имеют правовую значимость; деловые тексты составляются в строгом соответствии с официально принятой ( ГОСТы) или узаконенной традицией ( образцы, прецеденты) формой. [18]
Все служебные документы подписываются соответствующими должностными лицами, а в необходимых случаях, помимо подписи, удостоверяются и приложением печати учреждения. [19]
Все служебные документы формата А4 должны имет заголовок независимо от вида, содержания и назначения документа. Без заголовка разрешается составлять лишь некоторые документы на формате А5 ( 148 х 210), извещения, телеграммы и телефонограммы. Заголовок формулируется составителем документа ( в одной фразе должно быть отражено рснрвное содержание документа) и помещается в левом верхнем углу документа. Заголовок значительно упрощает обработку документа ( не читая всего текста, можно получить представление о содержании документа) и его регистрацию, распределение между исполнителями, контроль за сроками испрл-нения, поиск нужного документа в деле, помогает правильному распределению документов в дела. [20]
Подготовка служебных документов, составление их на основе указаний руководителя, оформление на пишущей машине - все это входит в обязанности секретаря руководителя. Подсчитано, что работники управленческого аппарата затрачивают на документирование до 80 % своего рабочего времени. Секретарь должен уметь составить на основе кратких указаний руководителя тексты писем, поздравлений, соболезнований, проекты распорядительных и информационных документов. [21]
Автором служебного документа могут быть организация, ее структурное подразделение, должностное лицо. [22]
Составители служебных документов далеко не всегда учитывают принципиальное различие между действительным и страдательным залогами, между совершенным и несовершенным видами глагола. Замена действительного залога страдательным, а страдательного - действительным обусловливает определенное изменение смысла документа. [23]
Составители служебных документов нередко злоупотребляют сокращениями, не учитывая того, что это может затруднить процесс изучения документа. [24]
Убедительность служебного документа приобретает особую актуальность тогда, когда нужно увязать его с возможностью принятия адресатом определенных управленческих действий. Поэтому очень важно, чтобы составитель служебного документа знал условия работы, возможности предприятия, которому адресуется документ. [25]
Убедительность служебного документа зависит от умения его составителей не только выразить интересы своего предприятия, но также учесть интересы того предприятия, в адрес которого направляется служебный документ. Проявление узкоместнических интересов, тенденциозный подбор фактов с целью оправдать позицию своего предприятия, организации, отдела создают натянутость в сфере деловых отношений. Этим недостатком порой страдают рекламационные и претензионные письма, документы, адресуемые в арбитраж, официальные жалобы и другие документы, описывающие конфликтные ситуации. [26]
Составителям служебных документов нередко приходится давать оценку действиям другого предприятия или организации, объяснять собственное поведение, наказывать виновников, предупреждать и даже обвинять. И тогда нейтральный тон повествования может уступить место взволнованной речи, а словам можно придать экспрессивный оттенок. [27]
Язык служебных документов отличают следующие особенности: нейтральность тона изложения, неличный характер изложения, унификация ( трафаретизация), типизация речевых средств и стандартизация терминов, сужение диапазона используемых речевых средств, высокая степень повторяемости ( частотности) отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов, своеобразная модальность. [28]
Составителям служебных документов нередко приходится давать оценку действиям другого предприятия или организации, объяснять собственное поведение, наказывать виновников, предупреждать и даже. [29]
Авторами служебных документов могут быть государственные учреждения, организаций, предприятия. Должностные лица, подписывающие служебные документы в пределах своих полномочий, выступают при этом в качестве представителей учреждений, авторами же являются сами учреждения. Так, письмо в министерство подписал директор техникума, но автором письма является техникум. [30]