Cтраница 3
Автором служебного документа выступают учреждение, организация, предприятие. Все наименования даются в именительном падеже в. Если имеется установленное правовым актом сокращенное наименование, то оно дается в скобках под полным. [31]
Составление служебных документов может преследовать две цели: первая - информирование, вторая - информирование и убеждение. Когда назначение документа - информирование, материалы располагаются в простом порядке, позволяющем доводить информацию ясно и четко, с минимальной вероятностью того, что читающий что-то перепутает. Беспорядочное перечисление фактов может привести к ошибке, поэтому очень важно, чтобы факты излагались в логической последовательности. [32]
Язык служебных документов имеет некоторые особенности: резкое, в сравнении с другими стилями языка, сужение диапазона используемых речевых средств; высокую степень повторяемости ( частотность) отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов. [33]
Формулировки служебных документов должны быть точными, безупречными в юридическом отношении, не допускающими двояких толкований. Достичь ясности в изложении помогают смысловая точность подбора слов и прямой порядок слов в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяющим словом. [34]
Тон служебных документов должен быть нейтральным, желательно уважительным и доброжелательным. Рекомендуется избегать категоричных выражений в письмах, факсах ( особенности составления текстов писем, факсов рассмотрены на стр. [35]
Классификация служебных документов в делопроизводстве по срокам хранения позволяет выявить документальные материалы, подлежащие и не подлежащие хранению. [36]
Содержание отдельных служебных документов, как известно, может касаться различного количества предметов, явлений, фактов, событий. [37]
К служебным документам конфиденциального характера относятся документы, содержащие информацию закрытого характера. [38]
В служебных документах широко применяются сокращенные слова и словосочетания, что уменьшает объемы документов и ускоряет восприятие информации. [39]
В служебных документах сложноподчиненные предложения, как правило, используются для выражения причинно-следственных связей. При построении сложных предложений следует учитывать, что наиболее употребительны сложные предложения с союзами: что, который, если, вследствие того что, при условии, чтобы, где, как. Место придаточного предложения зависит от того, какой член главного предложения оно поясняет. [40]
В служебных документах номер более крупных подразделений повторяется в более мелких пунктах и подпунктах через точку. [41]
В служебных документах применяется официально-деловой стиль, характеризующийся наличием слов, применяющихся в основном в официальных документах, терминов и профессионализмов, стандартизацией деловой речи. [42]
В служебных документах, издаваемых типографским способом, ссылки оформляются по общим правилам составления библиографических описаний, принятым для печатных изданий. [43]
В служебных документах встречаются все виды изложения. Повествование, описание и рассуждение очень часто дополняют одно другое. Документы сложного состава, как правило, представляют собой тексты смешанных типов. Поэтому составителю и редактору документов важно знать требования, предъявляемые к каждому типу изложения материала. [44]
В любом служебном документе содержится текстовая формула, пользуясь которой можно быстро и правильно составить документ в целом. Далее излагается предмет договора и условия его выполнения. [45]