Cтраница 2
Отправка конфиденциальных документов осуществляется централизованно службой КД фирмы, а в небольших фирмах - секретарем-референтом или управляющим делами. Исполнителям запрещается лично отправлять конфиденциальные документы. [16]
Отсутствие конфиденциального документа, дела или носителя информации у сотрудника, которому они были выданы, считается утратой этих материалов. В подобном случае комиссия составляет акт и немедленно докладывает об утрате первому руководителю фирмы для принятия решения. Акт составляется также в случае обнаружения в базе данных компьютера сотрудника или на дискете неучтенной или несанкционированно сохраненной копии электронного документа. [17]
Систематизация конфиденциальных документов в дела и ведение дел в целом соответствуют тем требованиям, которые предъявляются к аналогичной работе с документами открытого доступа. [18]
Уничтожение конфиденциальных документов и дел письменно согласовывается с руководителями подразделений или направлений деятельности, санкционируется экспертной комиссией фирмы и производится с оформлением и без оформления акта. [19]
Учет конфиденциальных документов прежде всего преследует цель сохранности документов и фиксирования их местонахождения. [20]
Учет конфиденциальных документов централизуется по категориям документов на участках службы КД. Он всегда делится на несколько видов, так называемых учетов, соответствующих стадиям технологической обработки документов в документопотоках и обеспечивающих четкое распределение учетных операций по участкам службы КД. Это позволяет дробить знание тайны фирмы между несколькими независимыми работниками этой службы и осуществлять коллегиальность в контроле за сохранностью документов на каждом участке. [21]
Проекты конфиденциальных документов обязательно должны визироваться руководителем службы КД; при визировании ему предъявляются все экземпляры документа со всеми приложениями, а также их учетные формы. [22]
Отсутствие конфиденциального документа, дела или носителя информации у сотрудника, которому они были выданы, считается утратой этих материалов. В подобном случае комиссия составляет акт и немедленно докладывает об утрате первому руководителю фирмы для принятия решения. Акт составляется также в случае обнаружения в базе данных компьютера сотрудника или на дискете неучтенной или несанкционированно сохраненной копии электронного документа. [23]
Под конфиденциальным документом понимается необходимым образом оформленный носитель документированной информации, содержащий сведения, которые относятся к негосударственной тайне и составляют интеллектуальную собственность юридического или физического лица. Обязательным признаком конфиденциального документа является наличие в нем информации, подлежащей защите. [24]
Стадии обработки конфиденциальных документов, относящиеся к тому или иному документопотоку, характеризуются совокупностью приемов, методов и средств, составляющей определенную технологическую систему обработки и хранения подобных документов. [25]
Под исполнением конфиденциального документа понимается процесс документирования управленческих решений и действий, результатов выполнения руководителями и сотрудниками фирмы поставленных задач и отдельных заданий, поручений, а также реализации функций, закрепленных за ними в должностных инструкциях. [26]
Этап издания конфиденциальных документов технологически не отличается от процесса придания открытому документу юридической силы. [27]
Обработка изданных конфиденциальных документов осуществляется централизованно службой КД в традиционном или автоматизированном режиме и предназначена для выполнения технологических этапов, процедур и операций по отправке документов адресатам или использованию внутренних документов в целях управления фирмой и обеспечения ее основной деятельности. [28]
Стадии обработки конфиденциальных документов, относящиеся к тому или иному документопотоку, характеризуются совокупностью приемов, методов и средств, составляющей определенную технологическую систему обработки и хранения подобных документов. [29]
При формировании конфиденциальных документов в деладолж-на жестко соблюдаться разрешительная система доступа сотрудников к делам, документам и электронным сведениям, обеспечиваться информационная взаимосвязь местонахождения документа в деле с его предыдущими учетными формами и номерами, строго выполняться инструктивные требования, решающие задачу сохранности дел и документов. [30]