Cтраница 3
При передаче конфиденциальных документов по факсу на вашем и принимающем аппарате должны быть идентификационные коды для предотвращения несанкционированного доступа и получения секретной информации. Если коды передающего и принимающего аппаратов не совпадают, передача не состоится. В факсах используется также функция опроса ( Polling), которая позволяет вызвать передачу сообщения с другого аппарата путем простого звонка ему. Функция защищенного опроса обеспечит конфиденциальность при приеме документов: чтобы получить документ с другого аппарата, требуется знание его кода. [31]
Под исполнением конфиденциального документа понимается процесс документирования управленческих решений и действий, результатов выполнения руководителями и сотрудниками фирмы поставленных задач и отдельных заданий, поручений, а также реализации функций, закрепленных за ними в должностных инструкциях. [32]
Этап издания конфиденциальных документов технологически не отличается от процесса придания открытому документу юридической силы. [33]
Обработка изданных конфиденциальных документов осуществляется централизованно службой КД в традиционном или автоматизированном режиме и предназначена для выполнения технологических этапов, процедур и операций по отправке документов адресатам или Использованию внутренних документов в целях управления фирмой и обеспечения ее основной деятельности. [34]
Составление текстов особо ценных конфиденциальных документов обычно относится к компетенции руководства фирмы. [35]
Дела с конфиденциальными документами всегда формируются централизованно в службе КД. Формирование и хранение таких дел на рабочих местах сотрудников фирмы не разрешается. [36]
Работа с конфиденциальными документами разрешается сотрудникам фирмы на рабочих местах, но только при наличии условий, исключающих возможность утраты документа или хищения информации. При отсутствии этих условий сотрудники фирмы работают с конфиденциальными традиционными и электронными документами, делами и базами данных в специально предназначенном для этого помещении службы КД. [37]
Все полученные исполнителем конфиденциальные документы ( бумажные, на машинном носителе и электронные) в обязательном порядке вносятся им в традиционную внутреннюю опись документов, находящихся у исполнителя. Опись предназначена для проверки наличия документов и записи отметок службы КД о возврате документов исполнителем. Опись хранится у исполнителя, ее электронный контрольный аналог может включаться в базу данных службы КД. [38]
Все полученные исполнителем конфиденциальные документы ( бумажные, на машинном носителе и электронные) в обязательном порядке вносятся им втрадиционную внутреннюю опись документов, находящихся у исполнителя. Опись предназначена для проверки наличия документов и записи отметок службы КД о возврате документов исполнителем. Опись хранится у исполнителя, ее электронный контрольный аналог может включаться в базу данных службы КД. [39]
В дело включаются только конфиденциальные документы. Сведения о документе вносятся в опись перед его подшивкой в дело. [40]
Технологический процесс уничтожения конфиденциальных документов, срок хранения которых истек, имеет некоторые особенности. [41]
Форма учетной карточки конфиденциального документа отличается от регистрационно-контроль-ной карточки открытого документа не только большим количеством граф, но и их взаимосвязью в отражении пути движения документа. [42]
Этап составления текста конфиденциального документа методически мало отличается от аналогичной творческой, формально-логической и технической работы, проводимой при формировании содержания открытого документа. Однако исполнитель должен помнить, что конфиденциальная информация документируется только при наличии серьезных объективных потребностей, а не субъективного желания сотрудника фирмы. Кроме того, с точки зрения зашиты информации важно учитывать, что процесс ее документирования предполагает распространение информации во времени и пространстве, которое объективно увеличивает число опасных источников и каналов ее утраты. Уязвимость информации резко возрастает. Передача конфиденциальной информации по заранее установленной нормами права или договорами деловой необходимости партнерам, учредителям, клиентам и другим юридическим и физическим лицам допускается только по их письменному запросу с указанием конкретного состава и назначения требуемых сведений. Информация всегда передается в письменном виде за подписью полномочного руководителя фирмы с соблюдением порядка обращения с отправляемыми конфиденциальными документами. Передача конфиденциальных сведений в устной форме не разрешается. [43]
В процессе изготовления конфиденциальных документов не должна использоваться новая красящая лента и копировальная бумага. [44]
Технологический процесс уничтожения конфиденциальных документов, срок хранения которых истек, имеет некоторые особенности. [45]