Cтраница 2
Организации по истечении сроков хранения документов Государственного архивного фонда СССР организуют передачу их на государственное хранение в установленном комплекте и в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы. [16]
По истечении срока хранения уничтожаются ( с оформлением акта): дела, включенные в номенклатуру дел, подлинники видео -, аудиодокументов, проекты технических документов, черновики и проекты особо ценных документов, картотеки ( журналы) учета конфиденциальных документов и другие подобные материалы. Акт подписывают члены экспертной комиссии и утверждает первый руководитель фирмы. Уничтожаются ( с оформлением акта) любые электронные документы, описи и учетные формы, находящиеся как в рабочем или архивном массивах компьютера, так и на магнитных носителях, хранимых вне ЭВМ. [17]
На обложке кадровых документов ( дел) постоянного и временного ( свыше 10 лет) хранения указываются: наименование учреждения, наименование структурного подразделения, индекс дела, номер тома, части, заголовок дела, аннотация к документам дела ( для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы), дата, количество листов, срок хранения дела. [18]
Документы включаются в дело только в одном экземпляре. Черновики, размноженные копии в дело не подшиваются. Исключение могут составлять черновики и дублетные материалы особо ценных документов, а также копии, на которых есть какие-либо резолюции, пометки, визы, дополняющие содержание первых экземпляров. [19]
Так, на индивидуальные карточки регистрируют корреспонденцию, поступающую от высших органов государственной власти и органов государственного управления. На индивидуальных карточках регистрируют документацию, работа с которой требует четкости и повседневного контроля ее исполнения. Сюда относятся присылаемые на заключение проекты, планы, сметы, отчеты, ходатайства об отпуске средств, открытии кредитов, договоры, соглашения, исполнительные листы, документы и переписка по арбитражным и судебным делам, ценная почта ( с особо ценными документами и пр. [20]
Одно из анкетирований библиотек ( ответы поступили из 170 библиотек, в том числе Азербайджана, Белоруссии, Казахстана, Киргизии, Молдовы, России, Таджикистана, Украины, Эстонии, Туркмении, Узбекистана) показало, что в целом материально-техническую базу библиотек, музеев можно охарактеризовать, как неудовлетворительную. Из 170 библиотек и музеев только 32 имеют резерв площадей. Во многих библиотеках нет копировальной техники и книжные памятники выдаются в читальные залы; нет материалов и средств для реставрации, не хватает штатов. Наличие службы по обеспечению сохранности документов является скорее редкостью, чем правилом. Слабая материально-техническая база библиотек отрицательно сказывается на физическом состоянии документов. В условиях нестабильного температурно-влажностного режима, отсутствия надежных систем очистки воздуха и пылеудаления в книгохранилищах ускоренными темпами идут процессы старения документов. Анкетирование показало, что в большинстве библиотек не созданы оптимальные условия для хранения уникальных, особо ценных документов. Большинство библиотек выдают оригиналы в читальные залы, демонстрируют их на выставках, используют для получения копий в основном подлинники, что вызывает их быстрый износ. [21]