Cтраница 1
Обязанности секретаря различны в зависимости от того, какой вид приема проводится руководителем. [1]
Условно обязанности секретаря можно разделить на работу по документному и бездокументному обслуживанию руководителя. К операциям по бездокументному обслуживанию относятся такие, как выполнение технических функций по обеспечению работы руководителя, подготовка заседаний и совещаний, организация приема посетителей, телефонное обслуживание, подготовка командировок, планирование своей работы. Остальные обязанности: составление, оформление, редактирование служебных документов, регистрация, контроль исполнения, подшивка в дела и передача на хранение документов, стенографирование, расшифровка и оформление на пишущей машине документов - относятся к документному обслуживанию. По подсчетам специалистов, на работы по бездокументному обслуживанию секретарь затрачивает 55 - 60 % рабочего времени. [2]
В обязанности секретаря по должностной инструкции подготовка командировок руководителя не включена, однако эта работа занимает важное место в работе секретаря. [3]
В обязанности секретаря входит выдача документов и дел организации. Письмо, подписанное руководством, может быть выдано адресату при предъявлении им документа, удостоверяющего личность. Ознакомление с документами, поступившими в адрес руководства, а также с постановлениями и распоряжениями правительственных инстанций производится только с разрешения руководства. Выдача документов во временное пользование производится только с разрешения руководства организации. [4]
В обязанности секретаря входит также обеспечение нормальных условий труда ( освещение, температура я т.п.) в рабочем помещении руководителя и на своем рабочем месте. [5]
В обязанности секретаря входит информация руководства предприятия о результатах конференции. Нужно сделать это своевременно и конкретно по существу. [6]
В обязанности секретаря, организатора, и руководителя семинара входит ведение переговоров с администрацией гостиницы с целью подготовки всего необходимого для проведения семинара. [7]
Круг обязанностей секретаря по подготовке небольшого оперативного совещания которое проводится обычно в определенный день недели или ежедневно в начале рабочего дня, включает оповещение участников, контроль за их своевременной явкой, выяснение и доклад руководителю о причинах отсутствия не пришедших сотрудников, а также вызов ( в случае необходимости) работников на совещание по требованию руководителя. Во время работы совещания секретарь принимает все телефонные вызовы и посетителей. Важно создать обстановку нормального хода совещания, не допуская его срывов. Если же возникает экстремальная ситуация, требующая немедленного принятия действий руководителем, то секретарю следует записать поступившую информацию, войти в кабинет, стараясь не отвлекать внимания выступающих и присутствующих, подать записку руководителю и дождаться его указаний. Во время совещания секретарь ни в коем случае не должен отлучаться из приемной, так как в любой момент участникам совещания может понадобиться его помощь. [8]
Круг обязанностей секретаря по подготовке оперативного совещания, которое проводится обычно в определенный день недели или ежедневно в начале рабочего дня, включает оповещение участников, контроль за их своевременной явкой, выяснение и доклад руководителю о причинах отсутствия неявившихся сотрудников. Если возникает по каким-либо причинам ситуация, требующая немедленного подключения руководителя, секретарю следует записать поступающую информацию, войти в кабинет, стараясь не отвлекать внимания присутствующих, подать записку руководителю и дождаться его указаний. Во время совещания секретарь ни в коем случае не должен отлучаться из приемной, так как в любой момент участникам совещания может понадобиться его помощь. [9]
Если в обязанности секретаря входит ведение протокола, то кто-то другой должен заняться обслуживанием, то есть взять на себя заботу об обеспечении сигаретами, проветривании, угощении. [10]
Какие конкретно обязанности секретаря предусматриваются в должностной инструкции. [11]
Права и обязанности секретаря судебного заседания, порядок его участия в рассмотрении гражданских и уголовных дел определяются законодательством союзных республик. [12]
Одной из обязанностей секретаря является обеспечение всем необходимым рабочего места руководителя, контроль за поддержанием чистоты и пор-ядка в кабинете, исправностью технических средств. [13]
Одной из самых важных и ответственных обязанностей секретаря является организация приема посетителей. [14]
На небольших совещаниях в обязанности секретаря может входить сервировка рабочего стола прохладительными напитками и стаканами. Устанавливать пепельницы и другие курительные принадлежности для участников совещания не следует. [15]