Cтраница 4
Должен знать: положения и инструкции о порядке приема и сдачи документов в архив, их хранения и пользования ими; Единую государственную систему делопроизводства; порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения; порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию; структуру предприятия; правила внутреннего трудового распорядка; основы научной организации труда; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты. [46]
Должен знать: нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии; порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими; Единую государственную систему делопроизводства; порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов; порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию; порядок ведения учета и составления отчетности; структуру предприятия; основы организации труда; правила эксплуатации технических средств; основы трудового законодательства; правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда. [47]
Так, в индексируемом документе может присутствовать некоторое множество существенно различных аспектов описания предметной области, например флора, фауна и общественные отношения; разнородные виды технических средств и технологий и т.п. При одноаспектном индексировании в ПОД включаются только лексические единицы ИПЯ, связанные с некоторым отдельным тематическим аспектом описания документа. [48]
Так, в индексируемом документе может присутствовать некоторое множество существенно различных аспектов описания предметной области, например флора, фауна и общественные отношения; разнородные виды технических средств и технологий и т.п. При одноаспектном индексировании в ПОД включаются только лексические единицы ИПЯ, связанные с некоторым отдельным тематическим аспектом описания документа. В развитых информационных системах обработки документов одноаспектное индексирование может использоваться в качестве технологического приема для реализации более точного и полного многоаспектного индексирования путем привлечения к этому процессу специалистов, имеющих различные профили профессиональной подготовки. [49]
К описи составляется предисловие, в котором излагается история проектирования объектов строительства, изделий промышленного производства, разработки научной проблемы, указываются автор, даты начала и завершения строительства, запуска изделий в производство, принципиальная новизна, излагаются история организации, фонда, состав и содержание документов фонда, особенности обработки и описания документов, приводя г-ся сведения о построении описи, о видах НСА к описи и порядке пользования им. В предисловии дается список оргапизаций-соразработчиков. Объем предисловия зависит от сложности истории органнзащш-фондообра-зователя и фонда, а также от количественного состава его документов. К малообъемным ( до 100 единиц хранения) дополнительным описям предисловие не составляется. История организации и фонда излагается га основе исторической справки. Сведения о составе и содержании документов даются в обобщенном виде, характеризуются наиболее типичные по разновидностям документов и их содержанию группы документов. [50]
Положительные свойства прямого и инверсного способов организации поисковых массивов сочетаются в узловом ассоциативно-адресном способе представления информации. Описания документов представляются в виде узлов адресных отсылок. Каждый узел содержит столько отсылочных адресов, сколько предметных рубрик имеется в описании соответствующего документа. В процессе поиска просматриваются только такие описания документов, которые содержат хотя бы одну предметную рубрику из запроса. [51]
Дублинское ядро: разработка ведется с 1995 г. рабочей группой с одноименным названием. Ею предложена простая структура описания документов, которая, по мнению разработчиков, должна заменить сложные системы существующей каталогизации документов. [52]