Cтраница 2
Библиотека программных модулей обработки изображений может быть использована для решения широкого круга прикладных задач автоматизации документооборота. [16]
В приведенном перечне требований, формирующих техническое обеспечение бухгалтерского учета, определяющим является обеспечение квалификационного уровня бухгалтеров, а также соответствующего уровня культуры среди сотрудников бухгалтерского аппарата. Эти два условия являются определяющими на стадии внедрения системы управления базой данных ( СУБД) и автоматизации документооборота. [17]
Описанное не является цитатой из рекламного проспекта на какую-то определенную систему. Это скорее общефункциональная характеристика собирательного образа под названием workflow automation system ( в дальнейшем просто workflow) - система автоматизации документооборота и деловых операций. [18]
Информационная модель функциональной подсистемы ОУОП отражает информационные связи между входными документами, входными основными и выходными массивами при решении функциональных задач, а также внешние информационные связи подсистемы ОУОП с другими подсистемами АСУП. При разработке информационной модели, определении структуры и состава массивов информационной базы нужно обеспечить следующие принципы: единой информационной базы; автоматизации документооборота; однократного ввода информации и ее многоцелевого использования. [19]
На более высоких уровнях управления - производством и предприятием ( АСУП), подотраслью ( АСУ-хлор) и отраслью ( АСУ-хим) объектом управления являются прежде всего люди и управляемые ими аппараты и технологические процессы. В этих системах управления основу передачи информации составляют документы. Автоматизация документооборота является одной из основных задач систем организационно-экономического или производственно-хозяйственного управления производствами, предприятиями, подотраслями и отраслями в целом. [20]
Но на отдельных этапах жизненного цикла документы используются сотрудниками разных служб данного организационного уровня компании, вследствие чего может иметь место повторная регистрация этих документов. Поэтому автоматизация документооборота должна охватывать не только отдельную составляющую делопроизводства, а обеспечивать полный комплексный охват для всех видов. [21]
В последнее время наблюдается тенденция интеграции функциональных возможностей вышеописанных технологий. Так, в системах, классифицируемых как groupware, могут использоваться технологии полнотекстовых баз данных, систем управления документами и автоматизации деловых процедур. Поэтому в современных системах автоматизации документооборота вышеуказанные технологии могут применяться как в качестве отдельных, так и интегрированных компонент. [22]
На нашем предприятии использовалось много программ, которые были разрознены и не позволяли получить полную картину о состоянии дел по разработке документации на объект. А для того, чтобы принять решение о дальнейшей работе по объекту мало одних цифр, необходимо видеть историю работы по нему: переписку, какие вопросы поднимались в процессе работы. Поэтому было принято решение по автоматизации документооборота. [23]
Программные системы управления электронными документами имеют открытый программный интерфейс ( Application Program Interface - API), что позволяет наращивать функции работы с документами, встраивать эти функции в прикладное программное обеспечение функционального назначения. Workflow использует систему электронной почты для рассылки документов по маршруту, создает сценарии хозяйственных процессов в терминах документов и определенных действий над ними. В ИС автоматизация документооборота становится эффективным инструментом системы управления. С помощью сценариев движения документов описываются бизнес-процессы, которые находятся под постоянным контролем. [24]
По оценкам специалистов, в мире ежедневно появляется более миллиарда новых документов. В основном это текстовая информация, и лишь 10 % - это документы, приспособленные для дальнейшей автоматизированной обработки. Это свидетельствует о необходимости организации на предприятиях ( организациях, банках и др.) электронного документооборота. Критериями выбора системы автоматизации документооборота являются масштабы предприятия, степень технической и технологической подготовки в области компьютерной обработки, структуре управления, наличие или отсутствие других систем автоматизации управления. [25]
Эффект, достигаемый с использованием автоматизированных систем при решении одних лишь рутинных задач, заключается в том, что эти задачи решаются в более короткие сроки и экономится управленческий труд. Однако этот эффект может быть достигнут только при системном подходе и при достаточно полной автоматизации документооборота. Это означает, что в ЭВМ вводятся лишь первичные документы; все же вторичные документы составляются машиной автоматически, причем в окончательном виде, не требуя никакого дополнительного редактирования и перепечатки. Система первичных документов перестраивается таким образом, чтобы осуществлялся принцип одноразового ввода: если какие-либо данные могут быть получены в результате обработки данных, содержащихся в ранее введенных документах, то, они, как правило, не должны включаться во вновь вводимые первичные документы. Исключение ( так называемое запланированное дублирование) допускается лишь в случае необходимости повысить надежность ввода. Автоматизация документооборота предполагает в той или иной форме и автоматизацию ввода первичных документов в ЭВМ. [26]
Система ( технология) workflow представляется одним из средств информационной логистики. Если термин workflow перевести на русский язык буквально, то перевод будет звучать как поток работ. Это определение является, безусловно, корректным грамматически, но почти никак не раскрывает содержание данного понятия. Как часто бывает при появлении новых терминов, в современной литературе встречается большое количество отличающихся друг от друга определений. Например, workflow - это системы, обеспечивающие полную или частичную координацию выполнения производственных операций ( заданий, работ, функций), которые составляют структурированные бизнес-процессы предприятия. Другое определение - система workflow ( система автоматизации документооборота или технологического процесса) представляет собой программное обеспечение для управления процессами, поддерживающее передачу документов по локальной сети и контроль выполнения функций, возложенных на сотрудников компании - представляется более полным. Согласно этому определению workflow - это автоматизация ( полностью или частично) бизнес-процесса, при которой документы, информация или задания передаются для выполнения необходимых действий от одного участника к другому в соответствии с набором процедурных правил; набор инструментальных средств для анализа, реорганизации и автоматизации информационно-насыщенных задач и функций. [27]