Cтраница 2
Обязательными реквизитами официального письма являются: наименование организации-адресанта письма, почтовый и телеграфный адрес, дата, индекс письма, заголовок, текст, подпись, отметка об исполнителе письма и направлении его в дело. [16]
Совокупность реквизитов официального письма называется формуляром. Реквизиты ( 1 - 9) печатаются, как правило, типографским способом. [17]
Каждый вид официального письма имеет свою языковую формулу. Языковая формула - это устойчивый оборот, словосочетание, выражающее вид, характер той или иной управленческой, производственной или просто профессиональной функции. Само название письма - обусловлено языковой формулой письма. По языковым формулам можно судить о разновидности письма, что позволяет определить цель его использования и приемы работы с ним. В большинстве случаев языковые формулы письма выполняют роль его дескрип-торного образа. [18]
При составлении официальных писем следует учитывать информационную роль порядка слов. [19]
Ленин составляет текст официального письма председателю Совета партии по поводу предстоящей сессии Совета. Письмо было послано Плеханову от имени заграничного представителя ЦК Ф. В. Ленгника, который внес в текст письма незначительные поправки. [20]
Отсутствие навыков составления официальных писем является существенным пробелом в профессиональной подготовке секретаря, референта, специалистов и руководителя. Чтобы правильно и быстро составить официальное письмо, необходимо хотя бы в общих чертах знать особенности языка и стиля современной корреспонденции и требования, предъявляемые к ней. Невыполнение этих требований, с одной стороны, затрудняет работу с письмами, а с другой - порой лишает их юридической и практической значимости. [21]
Статистический анализ языка официальных писем вскрывает резкие контрасты, в частности, употребления слов и оборотов: например, для 250 гарантийных писем 11 слов обладают частотностью приближающейся к 250; частотность же остальных слов выражается в числах натурального ряда. [22]
Характерной особенностью синтаксиса официального письма, как и любого официального документа, является логизированный строй предложения. [23]
Приступая к составлению официального письма, мы никогда не задумываемся о том, что эта практика восходит еще к седой древности. [24]
Если в содержании современных официальных писем выделить аспекты, то окажется, что каждый аспект реализуется в виде набора устойчивых синтаксических конструкций с суммарной вероятностью, приближающейся к единице. [25]
Эксперты отмечают, что официальное письмо должно умещаться на одной странице. Поэтому необходимы сжатость текста, лаконизм, точность, непротиворечивость формулировок. Официальное письмо, как правило, должно быть посвящено одному вопросу. [26]
Таким образом, стандартизация официального письма, упрощающая процессы подготовки, оформления и работы с письмами, а также автоматизация информационных процессов должны быть направлены по пути рационализации логической структуры делового письма. [27]
Таким образом, бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами. Можно сказать, что официальное письмо состоит из рамы письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте: полное и сокращенное название организации-отправителя, ее почтовый и телеграфный адрес, номер телефона и телекс, номер того письма или телеграммы, которое послужило поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов. [28]
Важной стороной проблемы стандартизации официального письма является формулирование требований, предъявляемых непосредственно к языку письма с целью повышения его информационной емкости, а также ликвидации различного рода устаревших оборотов. Чем объяснить, что язык современных деловых писем содержит гораздо больше нестандартных терминов, чем любой другой вид деловой корреспонденции. [29]
Наиболее рациональна структура текста официального письма, состоящая из двух частей. В первой части излагаются факты и события, послужившие основанием для составления документов, во второй части - выводы, просьбы, предложения, решения, распоряжения. [30]